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La signature électronique

 

Encore confidentielle il y a quelques années, la signature électronique de document est désormais présente un peu partout dans vos démarches administratives. Également appelée la signature numérique ou la signature digitale, ce type de signature virtuelle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, sous réserve de respecter un cadre précis. Mais comment signer électroniquement un document ? Comment être certain(e) de passer par un site fiable qui respecte la loi en matière de signature numérique en ligne ? De son histoire à ses normes en passant par sa sécurisation, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la signature électronique.

 

Signature électronique en ligne : Comment ça fonctionne ?

 

Comme son nom l’indique, la signature électronique est une confirmation de lecture ou d’acceptation de documents entièrement dématérialisée. Là où vous aviez pris l’habitude de signer un document en guise d’engagement, la signature en ligne fonctionne sur le même principe. Ce type de signature dématérialisée n’a pas plus ou moins de valeur qu’une signature manuscrite. Elle permet cependant de gagner un temps précieux dans la gestion administrative des particuliers comme des professionnels.

 

Afin d’éviter les abus, il est impératif de justifier de votre identité lorsque vous souhaitez signer un document électronique. Ce justificatif d’identité peut prendre plusieurs formes : un code temporaire reçu par mail ou par texto, une vérification d’informations en votre possession (un numéro fiscal par exemple) ou encore un renvoi physique de contrat signé en ligne.

 

Signature électronique en ligne : Quel cadre légal ?

 

Même si on la pense plus récente, la signature électronique a une valeur légale depuis 2014. Reconnue par le règlement « eIADS » n° 910/2014 du 23 juillet 2014 et confirmée par les articles 1366 et 1367 du Code Civil, la signature numérique est autant valable qu’une signature traditionnelle sur un support papier.

 

Cependant, l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ou ANSSI) tient à éviter tout risque de détournement de signature électronique en insistant sur le caractère indispensable de l’enregistrement d’une signature numérique par un Prestataire de Service de COnfiance (ou PSCO).

 

Ainsi, l’organisme qui demande votre signature électronique doit obligatoirement être référencé auprès de l’ANSSI comme PSCO pour offrir à votre signature un cadre juridique, aussi bien pour confirmer son apposition que pour l’infirmer en cas de litige. Votre PSCO doit donc être en mesure de vous prouver sa certification ANSSI, qui démontre entre autres la conformité de l’outil de signature électronique avec le règlement et les articles de loi précités.

 

Bien entendu, votre partenaire Zeendoc est reconnu comme PSCO par l’ANSSI, ce qui vous garantit une signature électronique 100 % légale et 100 % fiable.

 

Signature électronique en ligne : Quels documents concernés ?

 

Dans la mesure où la signature digitale de document a le même cadre légal qu’une signature classique, elle peut être apposée sur n’importe quel document. Sont concernés, par exemple :

 

  • Tout type de contrat (contrat de travail, contrat de location, bail…)
  • Tout type de document d’entreprise (devis, facture, bon de livraison, bon à tirer…)
  • Tout type de document RH (fiche de poste, avenant au contrat de travail, convention de stage…)
  • Tout type de document pour les particuliers (contrat d’assurance, lettres de résiliation, mandat de vente, état des lieux…)…

 

À noter : il est impératif que le document à signer numériquement soit en format .PDF. Ce format de fichier est le seul autorisé en Europe pour recevoir une signature électronique. Cette signature dématérialisée sera directement intégrée au document (et non pas dans un fichier séparé).

 

Si le document qui requiert votre signature numérique n’est pas en format .PDF, sachez qu’il est possible de créer un fichier PDF avec des outils de bureautique. Ce n’est qu’une fois le document d’origine (en .doc ou en manuscrit par exemple) transformé en fichier PDF qu’il peut se compléter d’une zone de signature digitale. Dans tous les cas, il est vivement recommandé de solliciter l’intervention d’un tiers de confiance habilité à recevoir les signatures électroniques de documents tel que Zeendoc.

Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !

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