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Accueil » FAQ » Signature électronique » Qu’est-ce que la signature électronique ?

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est un procédé permettant, grâce à des solutions d'encodage, de valider un document en ligne de manière rapide et sécurisée.  

Elle concerne la plupart des domaines produisant des documents et contrats, et s'inscrit dans une logique de dématérialisation des processus documentaires.

La définition d’une signature électronique

Concrètement, la signature électronique est un mécanisme informatique qui permet d'authentifier un document et un signataire grâce à une clé unique, puis de le valider en se passant de signature manuscrite. Il ne faut donc pas voir la signature électronique comme une version numérique de la signature manuscrite. La signature électronique s'apparente plus à un code qu'à une forme

Les signatures électroniques assurent une sécurité optimale quant à l'authentification du document et du signataire. Grâce à des solutions informatiques complexes, il est également possible de retrouver chaque modification apportée au document ainsi que l'identité de la personne qui en est à l'origine. L'intégrité du document doit à tout moment être garantie : c'est d'ailleurs une condition essentielle à la reconnaissance juridique de la signature électronique.

Les types de documents concernés par la signature électronique

En réalité, les signatures électroniques possédant la même valeur juridique qu'une signature manuscrite, elles peuvent s'appliquer aux mêmes documents que leur version papier. 

Le plus souvent, en entreprise comme au sein des services publics, la signature électronique concerne :

  • La signature de contrats commerciaux ;
  • La signature d’accords cadres
  • La signature d’abonnements
  • La signature de devis et BL et factures ;
  • La signature de CGU ;
  • La signature de Renouvellements ;
  • La signature d Bons de commande ;
  • La signature de documents liés à la Qualité ;
  • La signature de contrats de travail ;

 La mise en place d'une signature électronique pour des documents très sensibles est tout à fait possible, mais doit respecter des critères de sécurité et de certification d'identité plus sévères.

Peut-on refuser de signer électroniquement ?

Presque tous les documents peuvent être aujourd’hui signés via un procédé de signature électronique. L’article 1174 du Code Civil indique que tous les actes authentiques et sous seing privés peuvent être dématérialisables. Cependant l’article 1175 précise que deux catégories d’actes sous seing privés font encore exception :

  1.  Les actes sous signature privée relatifs au droit de la famille et des successions (les Conventions de Pacs, les Testaments olographes…) ;
  2.  Les actes sous signature privée relatifs à des sûretés personnelles ou réelles, de nature civile ou commerciale, sauf s'ils sont passés par une personne pour les besoins de sa profession.

La signature électronique au service de la dématérialisation

La signature électronique ne prend tout son sens que dans le contexte de la dématérialisation des documents. Les entreprises comme les clients plébiscitent de plus en plus le passage au document numérique

Pour des raisons d’efficacité, d'économies et d'écologie, les documents sont reproduits au format électronique ou produits directement sur un support numérique. La signature électronique est un prolongement logique de cette dynamique : les documents numériques n'ont plus besoin d'être imprimés pour obtenir une signature.

Les principaux avantages de la signature électronique

Si la signature électronique des documents est adoptée massivement à l'échelle européenne, c'est qu'elle présente de nombreux avantages :

  • Le format numérique des signatures permet des économies : les frais de papier, d'impression et de transfert de documents sont supprimés ;
  • La signature électronique permet de gagner du temps : pour l'entreprise, les processus sont accélérés et l'expérience client est, elle aussi, considérablement améliorée. Moins d’erreurs, moins de temps consacré à leur correction ;
  • La signature électronique des documents propose une sécurité supérieure à la signature manuscrite : elle est infalsifiable, possède un historique de modifications accessible à tout moment, repose sur une certification de l'identité du signataire et le document signé ne peut pas être perdu ;
  • La signature au format numérique permet un meilleur suivi de l'avancement des différents dossiers ;
  • Enfin, la signature électronique permet d'éviter de nombreuses impressions et de préserver l'environnement.

En conclusion, elle permet de signer tout type d’accords, à distance en toute sécurité. En résumé elle permet de faire des affaires plus rapidement

La signature électronique en pratique

La signature du document en elle-même est très simple à exécuter. Chaque éditeur d'outils de signature électronique a un fonctionnement qui lui est propre, mais il s'agit la plupart du temps d'appuyer sur un bouton pour confirmer la signature. Une double authentification avec votre numéro de téléphone peut vous être demandée pour maximiser la sécurité.  

Parce qu'elle est très simple à exécuter, la signature électronique peut être réalisée depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette.

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