La solution Zeendoc

X

GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

Dématérialisation du dossier clients

Gagnez du temps, réduisez vos coûts.

Dématérialisation du dossier fournisseurs

Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs.

Facture électronique

Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients.

Notes de frais

La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Dématérialisation du dossier RH

Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

Vos métiers

X
Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

Professions Réglementées

Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires.

Collectivités et Mairies

La transformation digitale pour Collectivités et Mairies.

Secteur immobilier

agences, syndics, gestionnaires, promoteurs.

Transports, logistique et messagerie

Zeendoc aux services des métiers du Transport / Logistique / Messagerie.

Industrie du futur

La GED pour le secteur de l'Industrie.

Métiers du BTP

Zeendoc au service du bâtiment : Partage, dématérialisation et administration.

La Distribution et le Commerce

Zeendoc au service des acteurs de la Distribution.

Vos ressources

X
Conseils

Réussir sa dématérialisation c'est être bien conseillé, suivez le guide !

FAQ

Les réponses à toutes vos questions sur la GED et sur Zeendoc.

Actualités

Le bon endroit pour savoir tout ce qu'il se passe autour de Zeendoc.

Lexique GED

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Presse

La presse parle de Zeendoc ! Retrouvez toutes nos parutions.

Vidéos

Découvrez toutes nos vidéos sur la solution Zeendoc.

Ressources à télécharger

Téléchargez gratuitement nos livres blancs, brochures,
cas clients et infographies.

Accueil » FAQ » Gestion électronique des documents » Comment archiver des documents avec la GED ?

Comment archiver des documents avec la GED ?

La GED se charge d'archiver les documents selon une organisation précise en fonction du type des fichiers et de leur contenu. Les utilisateurs du logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) gèrent seulement le processus de dématérialisation et le dépôt du fichier dans le système informatique.

 

Un archivage automatique dans la GED

Dès la numérisation d'un document d'entreprise et son intégration au logiciel de GED, un processus d'archivage automatique se lance. Une solution de stockage et de classement adaptée est immédiatement mise en place. L'organisation du stockage des documents se fait en fonction du :

  • type du document (factures électroniques, notes de frais) ;
  • type du fichier et de son contenu (ex : document texte PDF) ;
  • et de la durée de conservation documentaire nécessaire.

L'utilisateur d'un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) se charge seulement du dépôt des fichiers, et éventuellement de les archiver dans un Système d'Archivage Électronique (SAE) séparé, une fois que leur cycle de vie touche à sa fin.

 

Une recherche documentaire simplifiée

Contrairement au SAE, archiver des documents avec la GED permet aux utilisateurs et aux entreprises de modifier leurs données ou de les supprimer. Le but des solutions numériques d'une GED est de faciliter l'accès aux différents documents et le traitement des informations via des archives ludiques. Les fonctionnalités des logiciels de Gestion Électronique des Documents servant à retrouver un fichier numérique sont multiples :

  • recherche via mots-clés ("factures clients", "contrats de vente") ;
  • recherche via un mot ou une phrase d'un document texte ;
  • accès à un document via des fichiers liés (même client, même dossier, etc.).

La GED permet de faire coexister plusieurs versions d'un même document. Les fichiers ne sont pas scellés dans une GED, mais leur archivage électronique garantit tout de même leur intégrité, notamment grâce à des fonctionnalités permettant de gérer les droits d'accès des utilisateurs.

 

Partager cette page 

Vous n'avez pas trouvé la réponse à votre question ? Faites une nouvelle recherche dans la FAQ Zeendoc.

Search
Generic filters
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in excerpt

Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !

Bénéficiez des performances de Zeendoc, la solution GED des TPE/PME

Pin It on Pinterest