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Gestion Électronique des Documents : Définition

La GED ou Gestion Électronique des Documents est un système informatique de gestion des documents numériques. Ce système est intégré à un logiciel GED d'entreprise, souvent disponible sous forme d'application pour smartphones et tablettes.

La GED permet la numérisation de documents papier, mais aussi la dématérialisation des processus métier qui y sont liés. La Gestion Électronique des Documents utilise des outils et des fonctionnalités pour gérer toutes les étapes du cycle de vie d'un document numérique :

  • Création ou acquisition du document (ex : numérisation) ;
  • Stockage, indexation et organisation du document électronique ;
  • Gestion de la sécurité des données du document électronique ;
  • Recherche, consultation du document électronique et échange des informations ;
  • Archivage électronique du document durant son délai de conservation.
 

Définition des sigles et acronymes associés à la GED

Beaucoup de sigles utilisés dans le monde de l'entreprise sont en fait liés à la GED. L'EDM (Electronic Document Management) et le DMS (Document Management System) sont les équivalents anglophones de GED. L'ECM signifie Entreprise Content Management et prend en compte tous les contenus numériques d'une entreprise.

Une variante moins utilisée de GED est la GEIDE : Gestion Électronique de l'Information et des Documents de l'Entreprise. Elle met l'accent sur la dématérialisation du contenu des documents via les échanges électroniques. Enfin, le SAE (Système d'Archivage Électronique) et l'EDI (Échange de Données Informatisé) sont des solutions liées et/ou intégrées à la GED.

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Qu'est-ce que la gestion électronique des documents et quels sont les avantages de son utilisation dans les entreprises d'aujourd'hui ?

À l'ère du numérique, les entreprises génèrent une grande quantité de documents électroniques. Des factures aux contrats, en passant par les dossiers des employés et les données des clients, ces documents sont essentiels aux opérations quotidiennes. Cependant, la gestion de tous ces documents entre les services peut être un vrai défi. C'est là que la gestion des documents électroniques entre en jeu. La gestion électronique des documents (GED) est un système qui aide les entreprises à organiser, stocker et partager des fichiers numériques. En utilisant la GED, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité et leur productivité, tout en réduisant le risque de perte de données. Dans l'environnement commercial concurrentiel d'aujourd'hui, la GED est un outil essentiel pour toute organisation.

Les systèmes de GED se présentent sous différentes formes et tailles, mais offrent tous des avantages similaires. L'un des avantages les plus importants est que les systèmes de GED peuvent aider les entreprises à réduire le risque de perte de données. En organisant les fichiers et en traçant les modifications (avec un historique des modifications), les systèmes de GED facilitent la recherche et la récupération des fichiers perdus. Ils facilitent également le suivi des personnes qui ont apporté des modifications à un document et du moment où elles ont été effectuées. Cela peut être utile en cas de litige ou de conformité réglementaire.

Un autre avantage important de la GED est l'amélioration de l'efficacité et de la productivité. Avec un système de GED en place, les employés peuvent trouver les documents plus rapidement, peu importe l'heure ou l'endroit où ils se trouvent. Cela peut conduire à une plus grande précision et à une diminution des erreurs. Les systèmes de GED peuvent également aider les entreprises à partager plus facilement les documents, ce qui permet de gagner du temps et d'améliorer la communication.

Globalement, la gestion électronique des documents est un outil essentiel pour toute entreprise qui cherche à améliorer son efficacité et sa productivité tout en réduisant le risque de perte de données.

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Quelles sont les caractéristiques d'un système de gestion électronique des documents ?

Un système de gestion électronique de documents (GED) est un système qui aide les entreprises à stocker, organiser et récupérer facilement des documents par voie électronique. Il existe de nombreux types de GED sur le marché, mais la plupart des systèmes partagent certaines caractéristiques essentielles. Tout d'abord, une GED doit offrir un moyen de capturer numériquement des documents sur papier ou d'autres sources. Cela peut se faire par numérisation ou par OCR (reconnaissance optique de caractères). Deuxièmement, une GED doit permettre d'indexer et de rechercher des documents. Cela inclut généralement le marquage des documents avec des métadonnées, telles que des mots-clés et des informations sur l'auteur. Troisièmement, une GED doit permettre de stocker les documents de manière sécurisée, afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent y accéder. Enfin, une GED doit permettre de suivre les modifications apportées aux documents au fil du temps. Cela permet aux entreprises de garder le contrôle des versions des documents importants. Ce ne sont là que quelques-unes des caractéristiques que l'on trouve généralement dans une GED. Lorsque vous choisissez une GED pour votre entreprise, assurez-vous de prendre en compte vos besoins spécifiques et de choisir un système qui possède les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Comment la gestion électronique des documents peut-elle rendre votre entreprise plus efficace ?

Aujourd'hui, où tout va très vite, l'efficacité est primordiale. La possibilité d'accéder aux documents et de les partager rapidement et facilement peut faire la différence entre le succès et l'échec. Les systèmes de gestion électronique de documents peuvent procurer à votre entreprise un avantage concurrentiel majeur en rationalisant le partage des documents et en réduisant les frais annexes comme le besoin de copies papier. En outre, la gestion électronique des documents peut contribuer à améliorer la sécurité en fournissant des contrôles d'accès et en suivant les modifications apportées aux documents avec un historique.

En passant à la gestion électronique des documents, vous pouvez aider votre entreprise à fonctionner plus harmonieusement et plus efficacement.

Comment pouvez-vous être sûr qu'un système de gestion électronique de documents est le bon choix pour votre entreprise ?

Lorsqu'il s'agit de choisir un système de gestion électronique de documents (GED) pour votre entreprise, il y a quelques points essentiels à prendre en compte. Tout d'abord, vous devez réfléchir aux types de documents que vous devez gérer. S'agit-il principalement de documents textes, de documents pdf, ou bien d'images, de vidéos ou d'autres supports multimédias ?

Une fois que vous avez défini votre besoin et le type de documents que vous allez traiter, vous pouvez réduire vos options et choisir la GED conçu pour traiter ces types de documents spécifiques.

Une autre considération importante est la sécurité. Dans quelle mesure est-il important que vos documents soient sécurisés ? Veillez à choisir une GED qui offre le niveau de sécurité dont vous avez besoin.

Enfin, vous devrez penser au prix. Certaines solutions de GED peuvent être assez chères et non adaptées à la taille de votre entreprise, alors veillez à comparer les fonctionnalités et les prix avant de prendre une décision.

En prenant le temps de considérer tous ces facteurs, vous pouvez être sûr de choisir la GED pour les besoins de votre entreprise.

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Quel est le coût de la mise en œuvre et de la maintenance d'un système de gestion électronique des documents dans votre entreprise ?

Il n'existe pas de réponse propre à cette question, car le coût de la mise en œuvre et de la maintenance d'un système de gestion électronique des documents (GED) varie en fonction de la taille et des besoins de votre entreprise ainsi que de la solution en elle-même (Saas ou On-premise). Cependant, il existe des coûts de base que toutes les entreprises doivent prendre en compte. Tout d'abord, vous devrez soit acheter le logiciel de GED lui-même, dont le prix peut varier, soit prendre un abonnement annuel adapté lui aussi aux besoins de votre entreprise, basée sur la volumétrie de vos documents et de votre utilisation annexe (signature électronique de contrat commercial, bulletin de salaire électronique, etc...). En outre, si vous prenez la première option, vous devrez investir dans du matériel informatique tel que des serveurs et des dispositifs de stockage pour conserver vos documents sous forme électronique qui répondent aux normes en plus des ressources humaines affrétées à ces tâches quotidiennes.

Avec une solution Saas (option n°1), vous éviterez tous les frais liés à la gestion et à la maintenance.

Cependant, dans les deux cas, vous devrez tenir compte des coûts de la formation de vos employés à l'utilisation du système de Gestion électronique de documents.

Dans l'ensemble, une Gestion électronique de documents est souvent compensé très rapidement par les économies de temps et d'argent qu'il permet de réaliser. Néanmoins, il a quand même un coût.

Dans l'ensemble, la gestion électronique des documents est un moyen efficace et abordable de gérer les documents de votre entreprise. Elle peut vous faire gagner du temps et de l'argent tout en rendant votre entreprise plus organisée et plus productive.

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