La solution Zeendoc

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GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

Dématérialisation du dossier clients

Gagnez du temps, réduisez vos coûts.

Dématérialisation du dossier fournisseurs

Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs.

Facture électronique

Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients.

Notes de frais

La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Dématérialisation du dossier RH

Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

Application Mobile

Découvrez Zeendoc sur smartphone et tablette.

Numérisation de vos documents d'entreprise

Vos métiers

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Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

Professions Réglementées

Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires.

Collectivités et Mairies

La transformation digitale pour Collectivités et Mairies.

Secteur immobilier

agences, syndics, gestionnaires, promoteurs.

Transports, logistique et messagerie

Zeendoc aux services des métiers du Transport / Logistique / Messagerie.

Industrie du futur

La GED pour le secteur de l'Industrie.

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Zeendoc au service du bâtiment : Partage, dématérialisation et administration.

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Zeendoc au service des acteurs de la Distribution.

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Pour mettre en place une GED, il faut cerner les besoins en gestion documentaire et les objectifs de son entreprise. On teste ensuite les solutions de GED retenues sur un service en particulier, puis on procède à des ajustements avant la mise en place de l'outil de GED final.

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Définir son projet de GED selon les besoins de son entreprise

Avant de mettre en place une GED ou ECM en anglais (Entreprise Content Management), il est important de déterminer les besoins de l'entreprise concernant :

  1.  La quantité et la nature des documents électroniques concernés : factures clients, contrats ;
  2.  Le stockage des documents : importations de fichiers, numérisation de documents papier ;
  3.  Le classement et l'indexation des fichiers : recherche documentaire, workflows automatiques ;
  4.  La gestion des documents : droits d'accès, de modification, suivi, échanges entre utilisateurs, archivage.

Si on souhaite passer par les services d'une entreprise éditrice d'un logiciel de gestion documentaire, il est possible de demander un audit. Cela permet de se familiariser avec les fonctionnalités existantes et d'imaginer un système de GED cohérent. La gestion des flux de documents souhaitée et l'environnement numérique de l'organisation font partie des données prises en compte.

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Mettre en place une GED adaptée

En fonction des données recueillies pendant la genèse du projet de dématérialisation et des avantages attendus par la Gestion Électronique des Documents, on peut démarrer une période de test sur un service. Cela va permettre de mesure l'impact de ce changement dans le traitement des informations et dans les processus métier.
On peut ensuite procéder à des ajustements sur le contenu exact du logiciel de GED et choisir une solution de dématérialisation cohérente. Il peut s'agir d'une approche métier (un logiciel GED par service) ou bien d'un système transversal (un seul outil de GED pour toute l'entreprise).

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