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La gestion électronique des documents (GED) se déroule en quatre étapes distinctes. Ces dernières sont : l'acquisition des documents, leur indexation, leur stockage, puis leur diffusion au sein de l'entreprise. Une solution GED permet de réduire considérablement l'utilisation des documents papier dans les entreprises, voire de la supprimer.

Comment réussir la mise en place d'un logiciel GED dans l'entreprise ?

Adopter la gestion électronique des documents dans une entreprise ne s'improvise pas. La mise en place d'une GED demande rigueur et préparation. Une intégration réussie est synonyme de gain de productivité, de place et d'économies substantielles. Dans le cas contraire, l'entreprise s'oriente vers une situation anarchique rendant le travail de gestion documentaire très difficile. Selon l'adage "Mieux vaut prévenir que guérir", il convient d'intégrer les utilisateurs dès l'initiation du processus d'analyse des besoins.

Quid des quatre étapes d'une solution GED ?

De la dématérialisation des informations à la diffusion des fichiers électroniques, chaque étape revêt une importance capitale. Une utilisation sans faille du système GED par les collaborateurs passe par une implication de tous.

Qu'est-ce que l'acquisition des documents ?

La première étape consiste à intégrer l'ensemble des documents de l'entreprise dans le système de GED. Un document nativement numérique, ou produit de manière électronique, trouvera naturellement sa place. C'est en général le cas pour tout ou une partie de l'information interne à l'entreprise. Les documents externes et les archives, souvent en format papier, devront subir un traitement de dématérialisation. Ils vont être scannés pour en extraire les données de contenu. Une fois numérisés, ils seront exploitables via la GED.

Quelle méthode de classement des documents la GED utilise-t-elle ?

La gestion documentaire électronique requiert un système de classement, tout comme la gestion documentaire papier. Cette étape est essentielle pour la recherche et la consultation des documents. Pour faciliter l'accès à l'information, on procède à l'indexation des fichiers selon l'une des méthodes suivantes :

  • L'indexation par type utilise une date, un numéro de référence ou un numéro de client ;
  • L'indexation par mots-clés ou métadonnées s'effectue selon les besoins.

Le choix dépend directement de l'analyse des besoins des utilisateurs. Une large consultation préalable permet d'adopter l'organisation du système de classement et d'indexation adaptée à l'entreprise.

Comment fonctionne le stockage des documents dans une GED ?

Il existe différentes solutions de stockage qui permettent la conservation et l'archivage des documents. Là encore, le choix doit se faire en fonction des besoins identifiés. On tient compte de la diffusion de l'information, du volume de stockage existant et futur, de la durée de vie des données et enfin de la sécurité du contenu. Serveur sur site, externalisé ou solution cloud, il faut un système de stockage évolutif. Il devra suivre le développement des services de l'entreprise.

Quels sont les outils de diffusion d'un document numérique ?

Internet, intranet, mail ou plateforme de partage, les systèmes de diffusion de l'information ne manquent pas pour les entreprises. On peut en choisir un ou en combiner plusieurs. L'essentiel est d'utiliser des logiciels qui offrent une accessibilité simple, rapide et sécurisée aux documents. Ces derniers peuvent être consultés à la demande, reçus via un processus automatique ou partagés. Il faut néanmoins pouvoir définir les droits d'accès spécifiques des utilisateurs et les procédures d'identification afin de garantir la sécurité des données.

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