À l'ère de l'informatique et en plein chantier de la transformation numérique des entreprises, la dématérialisation des documents devient une évidence. La GED, pour gestion électronique des documents, présente des enjeux stratégiques pour l'entreprise. Ils sont de plusieurs ordres : économiques, organisationnels, réglementaires et écologiques. Suivez le guide !
Une transformation numérique réussie passe par la GED
La gestion électronique des documents regroupe l'ensemble des opérations électroniques de traitement d'un document, tout au long de sa vie. Ce dernier peut être :
- Un document nativement numérique ;
- Un document créé à l'aide d'un logiciel ou d'une application numérique ;
- Un document papier dématérialisé.
Une solution GED permet la dématérialisation, le classement, le stockage, le partage et l'archivage de toutes les informations de l'entreprise. C'est le passage du traitement manuel de l'information à son traitement électronique.
Les enjeux de la gestion électronique des documents et données
La quantité de données utilisée par les entreprises est en constante augmentation. Ce flux d'information discontinu demande une gestion rigoureuse et une organisation sans faille pour que les documents soient accessibles en toute sécurité. Lorsque c'est le cas, l'ensemble des collaborateurs est à même de tirer pleinement parti de toute l'information au sein de l'entreprise.
Quels sont les enjeux économiques de la GED et ses avantages ?
La mise en place d'une solution GED représente un budget non négligeable. En revanche, une fois opérationnel, c'est un système qui permet des économies substantielles pour l'entreprise.
- Réduction des achats de fournitures : papier, cartouches d'encre, enveloppes, classeurs, etc ;
- Diminution des envois postaux remplacés par l'e-mail ou les plateformes d'échanges de documents ;
- Suppression des surfaces dédiées au stockage des archives avec l'économie de leur coût ;
- Économie du temps dédié à la recherche ou à l'archivage de documents ;
- Diminution des coûts d'évacuation des déchets de papier et consommables.
Les solutions GED représentent donc un atout dans la gestion de l'entreprise.
Quid des enjeux organisationnels pour l'entreprise ?
La dématérialisation de l'information a permis le développement de puissants outils de gestion documentaire. Un logiciel GED permet de gérer l'ensemble des documents de l'entreprise, ainsi que les processus qui les concernent.
- L'accessibilité des documents, tels que contrats, factures ou rapports, y compris en mobilité ;
- La maîtrise des flux d'information grâce à une interface centralisée ;
- La traçabilité des documents en temps réel grâce à l'indexation ;
- L'échange de documents en temps réel, en interne ou avec des clients et fournisseurs ;
- L'augmentation de la productivité grâce aux gains de temps réalisés et au travail facilité.
La GED offre une organisation performante de la gestion documentaire.
Quels sont les enjeux réglementaires de la GED imposés par la législation ?
Une solution GED permet de répondre aux directives légales en matière de gestion documentaire. Elle s'inscrit également dans la démarche qualité et dans les engagements de la démarche RSE grâce à ses fonctionnalités.
- Archivage réglementaire sécurisé et protection contre la destruction accidentelle de documents ;
- Authentification des documents, signature électronique ;
- Identification de l'auteur d'un document et des contributeurs ;
- Traçabilité des différents traitements d'un document tout au long de sa durée de vie.
La GED fournit toutes les garanties légales pour la gestion documentaire.
Les enjeux écologiques de la GED pour les entreprises
À l'ère de la transition écologique, chaque entreprise doit mettre en place des processus de réduction de son empreinte carbone. La gestion électronique des documents est l'outil qui offre une longueur d'avance dans la course vers le zéro carbone.