Sicherheit der gespeicherten Dokumente in DMS

Verfügbarkeit

Die "Cloud" basiert immer auf Geräten (Server, Netzwerke, Speicher), die in Rechenzentren untergebracht sind. Und nicht alle Rechenzentren sind gleich. 

• Französisches Hosting: Iguane Solutions, ein zu 100 % französischer und zertifizierter Hosting-Anbieter, der französische und sichere Server verwendet, die mit grüner Energie betrieben werden. Eine Möglichkeit, sich vom Cloud-Act unabhängig zu machen und seine Daten in Frankreich zu behalten.
• Eine Infrastruktur mit mehreren Standorten Um Ihre Dienste schneller wiederherzustellen als bei einer einfachen Auslagerung Ihrer Backups, ist die Einrichtung einer Infrastruktur mit mehreren Standorten erforderlich, um den Ausfall eines Rechenzentrums zu kompensieren, Störungen zu vermeiden und die Reaktionszeiten zu verbessern. 
• Daten werden in Frankreich gespeichert und in Echtzeit redundant auf zwei physisch entfernte Rechenzentren verteilt, deren Server Zeendoc gewidmet und synchronisiert sind . Dies gewährleistet eine effiziente und beschleunigte Wiederaufnahme unserer Dienstleistungen und Ihrer Geschäftstätigkeit (Plan de Continuité d'Activité/Plan de Reprise d'Activité) im Falle eines kritischen Zwischenfalls oder eines Ausfalls unseres Hauptdatenzentrums.

Integrität

• Verwendung des PDF/A-Formats (dauerhaftes, standardisiertes und eigenständiges PDF-Format) : Die abgelegten Dokumente werden in das Format konvertiert, das derzeit als das zukunftssicherste gilt, das PDF/A-Format. Die Dokumente werden auch in ihrem ursprünglichen Format innerhalb von Zeendoc aufbewahrt, so dass das Dokument bei Bedarf in seinem ursprünglichen Format abgerufen werden kann.
• Integritätsprüfung vor und nach der Ablage: Bei der Ablage wird über die SHA3-Prüfung ein Fingerabdruck des Dokuments berechnet und dann auf einem anderen Medium gespeichert. Wenn Benutzer ein archiviertes Dokument aufrufen, greifen sie auf eine Kopie zu. Unabhängig davon, welche Aktionen sie durchführen, wird das innerhalb von Zeendoc gespeicherte Original nicht beeinträchtigt.
• Regelmäßige Integritätsprüfungbei der Speicherung: Regelmäßig wird eine Integritätsprüfung der archivierten Dokumente durchgeführt: Der Fingerabdruck jedes Dokuments wird erneut berechnet und mit dem Fingerabdruck verglichen, den das Dokument bei der Ablage hatte. Bei einem Integritätsverlust werden die Systemadministratoren sofort benachrichtigt, damit sie den Fehler bearbeiten und die integre Datei eventuell aus einem Backup wiederherstellen können.
• WORM-Speicherung (Write Once Read Many): Diese Technologie ermöglicht das Schreiben von Daten, aber nicht das Ändern oder Löschen eines Dokuments. Es ist also möglich, einmal zu schreiben und beliebig oft zu lesen, ohne dass man die geschriebenen Daten jemals physisch löschen oder verändern kann.