How do I dematerialize an invoice?

Votre entreprise souhaite passer à au format électronique pour ses factures ? Pour dématérialiser vos factures, vous devrez dans un premier temps choisir entre la facture numérique et la facture numérisée. Ces deux formats n'ont pas la même nature, et ne sont pas soumis aux mêmes obligations légales.

La dématérialisation d'une facture papier en facture numérisée

La facture numérisée est le premier niveau de facture dématérialisée. Pour obtenir une facture numérisée, il est nécessaire d'émettre dans un premier temps une facture papier. La facture numérisée est une copie électronique d'une facture papier. Elle permet de la stocker en sécurité et, le cas échéant, de l'envoyer rapidement. La facture numérisée ne fait l'objet d'aucune obligation légale quant à sa forme. Elle n'a, en effet, aucune valeur légale. La facture numérisée ou E-FACTURE a juste un intérêt pratique mais, en cas de litige ou de contrôle, c'est la facture papier qui tient lieu de preuve.

La dématérialisation d'une facture papier en facture électronique

Le deuxième niveau de dématérialisation des factures est l'émission de factures électroniques. Les entreprises qui font le choix de ce type de facturation produisent directement les factures au format électronique. De l'émission à l'envoi jusqu'à l'archivage, le processus est entièrement électronique. Cette forme de dématérialisation permet aux entreprises de se passer totalement de papier. Pour s'assurer de respecter les normes imposées par le droit, les entreprises peuvent faire appel à un logiciel de facturation électronique.

S'assurer de la légalité des factures lors de la dématérialisation

Pour que les factures électroniques aient la même valeur qu'une facture papier aux yeux de la loi, elles doivent respecter certaines obligations. Les informations essentielles attendues sur une facture papier sont également obligatoires. De plus, un contrôle régulier de la conformité et de l'intégrité doit être attesté. Cela peut se faire grâce à un EDI (échange de données informatisé), à la signature électronique ou à la piste d'audit fiable.