La GED fonctionne en 4 étapes :
Ces processus utilisent différentes solutions en fonction des logiciels de GED et de la nature des fichiers.
1- L'acquisition des documents et des données
Pour intégrer un document électronique dans le système informatique de la GED, il y a plusieurs possibilités. Cela peut passer par la dématérialisation d'un document papier via la numérisation ou la création d'un fichier numérique original. Il est aussi possible d'intégrer des documents déjà existants, créés en interne ou envoyés par des collaborateurs via un échange informatique.
2- Le stockage et l'archivage du contenu dans la GED
Le logiciel de GED gère ensuite le stockage en ligne et l'archivage des fichiers selon le type de document (contenu, volume, durée de conservation légale). La sécurité des informations est assurée tout au long du processus.
3- Le fonctionnement de la GED concernant la gestion des documents
La GED dispose de nombreux avantages concernant la gestion des documents. Elle se charge du classement et de l'indexation des fichiers afin de faciliter la recherche documentaire des utilisateurs et d'améliorer la productivité des collaborateurs. La Gestion Électronique des Documents permet également la mise en place d'outils et solutions GED supplémentaires : workflows automatisés, envoi de données au logiciel comptable, etc.
4- La diffusion des données et le partage d'information
Un projet de GED complet permet de simplifier le partage d'informations entre collaborateurs. Les entreprises peuvent également envoyer un dossier par mail directement via la plateforme en ligne, et même demander à l'éditeur prestataire d'envoyer un courrier à sa place.