Immobiliensektor: Agenturen, Hausverwaltungen, Verwalter, Bauträger

Der Immobiliensektor ist ein Sektor mit sehr unterschiedlichen Akteuren reaktiv und reguliert

Heutzutage wird die Digitalisierung auf alle Bereiche angewendet, auch auf den Immobiliensektor.

Für diesen Sektor wird dies den gesamten Austausch, der auf Papierdokumenten beruht, erleichtern. Es ist z. B. nicht mehr notwendig, bestimmte Dokumente persönlich zu unterschreiben, da sie aus der Ferne unterzeichnet werden können. Die Gesetze ALUR(Acquisition de Logements et Urbanisme Rénové) und ELAN(Evolution du Logement et Développement Numérique) wurden mit Lösungsvorschlägen verkündet, um eine effektive Digitalisierung des Immobiliensektors zu erreichen.

Neben der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen hilft Zeendoc den Akteuren dieses Sektors, die viele Daten umsetzen, bei der digitalen Archivierung, der automatischen Ablage, der schnellen Suche, der internen und externen Verbreitung mit einem Klick... Eine mehr als willkommene Zeitersparnis für Fachleute, die ständig unter Druck stehen und mobil sind.

Zeendoc kann Sie bei mehreren Ansätzen begleiten:

Verwaltung Ihrer Struktur
Bearbeitung von ein- und ausgehenden Briefen
Teilen und Austauschen von Informationen
Das Zeendoc-Angebot und das ELAN-Gesetz

Verwaltung Ihrer Struktur

Mit Zeendoc wird die Digitalisierung Ihrer Dokumente den von den Archiven in Ihren Räumlichkeiten beanspruchten Platz, die für die Ablage aufgewendete Zeit sowie die Kosten für die Sicherung erheblich reduzieren.

Archivierung von Dokumenten in einem einzigen, gesicherten Raum, die mit einer Mietverwaltung, einem Verkauf von Immobilien oder Miteigentum zu tun haben (Post, Vertrag, Mietvertrag, Verkaufsurkunde, Bestandsaufnahme, Belege).
Automatische Ablage, die Eingabe und Fehler vermeidet
Zentralisierung und Verknüpfung aller Dokumente eines Miteigentums, eines Miteigentümers, einer Transaktion und Austausch von Informationen mit den betroffenen Abteilungen

Schnelle und intuitive Suche dank einer Suchmaschine mit mehreren Kriterien (nach Wort, Kunde, Miteigentum, Adresse, Mitarbeiter, Datum der Unterzeichnung). Sofortiger Zugriff auf die Daten Ihrer Dokumente (genaue Informationen über ein Gebäude, Historie eines Eigentümers oder eines Mietvertrags, letzte Vorlage eines Dokuments).
Einrichtung von Warnmeldungen zur Überwachung von Fristen, Automatisierung von Mahnungen (Versand von Einladungen, Erneuerung eines Mandats oder Mietvertrags, fällige Versicherungen)

Bearbeitung von ein- und ausgehenden Briefen

Die DMS Zeendoc ermöglicht es Ihnen, die gesamte Verarbeitungskette Ihrer Briefe einfach zu verwalten.

Automatische Archivierung und Ablage von Dokumenten aus eingehenden Briefen
Zentralisierung, Verknüpfung und Kontrolle der Vollständigkeit der Dokumente einer Akte (eines Miteigentums, eines Miteigentümers, einer Transaktion ...)
Export nach Excel Ihrer Verträge, Rechnungen, für die Erstellung Ihres Jahresbudgets, Ihres Berichts an die Miteigentümer und Vermieter
Sparen Sie Zeit und Geld mit unserem automatisierten Mailing-Service.
Für den Versand von Dokumenten wählen Sie die Versandart (E-Mail und/oder Post) je nach Empfänger und Dokumententyp, alles ist programmiert, nichts ist manuell
Die DMS Zeendoc ermöglicht autorisierten Nutzern auch die sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten, unabhängig von ihrer Größe und ihrem Format (praktisch für GV-Protokolle!).

Automatisieren Sie Ihre Prozesse für eine optimierte Immobilienverwaltung

Das von Zeendoc angebotene automatisierte Direktmailing für den Immobiliensektor ist eine ideale Lösung für jede Organisation, die die Erstellung von Massendokumenten vereinfachen möchte. Durch die Nutzung von Automatisierung, Personalisierung und zentraler Verwaltung reduziert diese Funktion nicht nur die Fehlerquote, sondern steigert auch die Produktivität erheblich und spart Zeit. Ob Sie nun eine lokale Verwaltung, ein Verband, eine Hausverwaltung oder ein Unternehmen sind, Zeendoc gibt Ihnen die notwendigen Werkzeuge an die Hand, um Ihre Prozesse zu automatisieren und sich auf Ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Warum sollten Sie Ihre Zeit mit zeitraubenden Aufgaben verschwenden? Wählen Sie Zeendocs automatisiertes Direktmailing und optimieren Sie Ihr Dokumentenmanagement noch heute!

1. Erhebliche Zeitersparnis

Anstatt Dokumente einzeln zu erstellen, können Sie mit automatisierten Serienbriefen in wenigen Minuten eine große Menge an Dokumenten erzeugen. Egal, ob Sie Rechnungen, Benachrichtigungen oder Einladungen versenden, diese Funktion vermeidet zeitraubende, sich wiederholende Aufgaben, sodass sich Unternehmen auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Diese Automatisierung reduziert auch das Fehlerrisiko und sorgt für eine beeindruckende Geschwindigkeit.

4. Reduzierung manueller Fehler

Durch die Zentralisierung der Datenverwaltung in einer Excel-Datei schränkt Zeendoc das Risiko menschlicher Fehler erheblich ein. Die Informationen werden direkt aus der Datei extrahiert und automatisch in die Dokumente eingefügt, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Dieser Prozess eliminiert häufige Fehler wie Tippfehler oder Auslassungen und stellt sicher, dass die Daten über alle erzeugten Dokumente hinweg konsistent sind.

2. Schnelle und einfache Anpassung

Eine der größten Stärken des automatisierten Direktmailings ist seine Fähigkeit, jedes Dokument anhand einer einfachen Excel-Datei zu personalisieren. Zeendoc übernimmt das automatische Ausfüllen der personalisierten Felder des Dokuments mit den spezifischen Informationen jedes Empfängers, seien es Namen, Adressen, Rechnungsnummern oder andere Informationen. Diese Flexibilität ermöglicht es, maßgeschneiderte Kommunikation zu erstellen und gleichzeitig ein standardisiertes Format für die Dokumente beizubehalten.

3. Optimierte Organisation

Die Verwaltung der erzeugten Dokumente endet nicht mit ihrer Erstellung. Zeendoc übernimmt die Organisation und Indexierung der Dokumente nach vordefinierten Kriterien. Jede Datei kann automatisch benannt und in den richtigen Ordnern abgelegt werden, je nach den Bedürfnissen des Benutzers. Auf diese Weise sind alle Informationen zentralisiert und leicht zugänglich, was die Zeit für die Suche und Bearbeitung von Dokumenten erheblich optimiert.

5. Verstärkte Sicherheit

Zeendoc legt besonderen Wert auf Datensicherheit. Der Direktmailing-Prozess ist vollständig gesichert und garantiert, dass die sensiblen Informationen der Empfänger, wie z. B. ihre Adressen oder Finanzinformationen, in jeder Phase geschützt sind. Diese Sicherheit ist ein großer Vorteil für Unternehmen und Organisationen, die mit persönlichen oder vertraulichen Daten umgehen.

Teilen und Austauschen von Informationen

Die DMS Zeendoc stellt Ihnen eine einzigartige Dokumentationsdatenbank zur Verfügung, um Informationen mit Ihren Mitarbeitern, Miteigentümern, Dienstleistern ... zu teilen und auszutauschen.

Unbegrenzte Anzahl von Nutzern mit einer Rechteverwaltung, die es ermöglicht, Online-Zugang zu einem sicheren und vertraulichen Bereich zu gewähren (z. B. für Zeitarbeitskräfte ...).
Eine mobile Anwendung, die die sofortige Einreichung, den Zugriff oder die Verbreitung von Dokumenten an jedem Ort und zu jeder Zeit während einer GV, eines Besuchs, einer Unterzeichnung ...

Das Zeendoc-Angebot und das ELAN-Gesetz

Der gesicherte Bereich

Das Gesetz Elan hat per Dekret (Nr. 2019-502 vom 23. Mai 2019) die Mindestliste der digitalisierten Dokumente festgelegt, die über einen gesicherten Online-Bereich zugänglich sind. Diese Liste gilt ab dem 1. Juli 2020: Wartungsheft, technische Diagnosen, Auszüge aus der Miteigentumsordnung, Versicherungsverträge, Verwalterverträge, Wartungsverträge, Protokolle der Hauptversammlung... und pro Miteigentümer: individuelles Konto, Haushaltsvoranschläge und laufende Kosten... Kostenaufstellung...

Die elektronische Signatur

Heute sorgen die Gesetze zur Digitalisierung dafür, dass man sich nicht mehr im Umgang mit Papier verliert und bestimmte Dokumentenprozesse durch elektronische Unterschriften, die Kontrolle fehlender Dokumente usw. beschleunigt werden können. Außerdem können im Streitfall die Unterzeichner, der Zeitpunkt der Einreichung von nicht veränderbaren Dokumenten und ein ganzer Beweisweg nachgewiesen werden.