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Immobiliensektor: Agenturen, Hausverwaltungen, Verwalter, Bautrรคger

Der Immobiliensektor ist ein Sektor mit sehr unterschiedlichen Akteuren reaktiv und reguliert

Heutzutage wird die Digitalisierung auf alle Bereiche angewendet, auch auf den Immobiliensektor.

Fรผr diesen Sektor wird dies den gesamten Austausch, der auf Papierdokumenten beruht, erleichtern. Es ist z. B. nicht mehr notwendig, bestimmte Dokumente persรถnlich zu unterschreiben, da sie aus der Ferne unterzeichnet werden kรถnnen. Die Gesetze ALUR(Acquisition de Logements et Urbanisme Rรฉnovรฉ) und ELAN(Evolution du Logement et Dรฉveloppement Numรฉrique) wurden mit Lรถsungsvorschlรคgen verkรผndet, um eine effektive Entmaterialisierung des Immobiliensektors zu erreichen.

Neben der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen hilft Zeendoc den Akteuren dieses Sektors, die viele Daten umsetzen, bei der digitalen Archivierung, der automatischen Ablage, der schnellen Suche, der internen und externen Verbreitung mit einem Klick... Eine mehr als willkommene Zeitersparnis fรผr Fachleute, die stรคndig unter Druck stehen und mobil sind.

Zeendoc kann Sie bei mehreren Ansรคtzen begleiten:

  • Verwaltung Ihrer Struktur
  • Bearbeitung von ein- und ausgehenden Briefen
  • Teilen und Austauschen von Informationen
  • Das Zeendoc-Angebot und das ELAN-Gesetz

Verwaltung Ihrer Struktur

Mit Zeendoc wird die Entmaterialisierung Ihrer Dokumente den von den Archiven in Ihren Rรคumlichkeiten beanspruchten Platz, die fรผr die Ablage aufgewendete Zeit sowie die Kosten fรผr die Sicherung erheblich reduzieren.

  • Archivierung von Dokumenten in einem einzigen, gesicherten Raum, die mit einer Mietverwaltung, einem Verkauf von Immobilien oder Miteigentum zu tun haben (Post, Vertrag, Mietvertrag, Verkaufsurkunde, Bestandsaufnahme, Belege).
  • Automatische Ablage, die Eingabe und Fehler vermeidet
  • Zentralisierung und Verknรผpfung aller Dokumente eines Miteigentums, eines Miteigentรผmers, einer Transaktion und Austausch von Informationen mit den betroffenen Abteilungen
  • Schnelle und intuitive Suche dank einer Suchmaschine mit mehreren Kriterien (nach Wort, Kunde, Miteigentum, Adresse, Mitarbeiter, Datum der Unterzeichnung). Sofortiger Zugriff auf die Daten Ihrer Dokumente (genaue Informationen รผber ein Gebรคude, Historie eines Eigentรผmers oder eines Mietvertrags, letzte Vorlage eines Dokuments).
  • Einrichtung von Warnmeldungen zur รœberwachung von Fristen, Automatisierung von Mahnungen (Versand von Einladungen, Erneuerung eines Mandats oder Mietvertrags, fรคllige Versicherungen)

Bearbeitung von ein- und ausgehenden Briefen

Die DMS Zeendoc ermรถglicht es Ihnen, die gesamte Verarbeitungskette Ihrer Briefe einfach zu verwalten.

  • Automatische Archivierung und Ablage von Dokumenten aus eingehenden Briefen
  • Zentralisierung, Verknรผpfung und Kontrolle der Vollstรคndigkeit der Dokumente einer Akte (eines Miteigentums, eines Miteigentรผmers, einer Transaktion ...)
  • Export nach Excel Ihrer Vertrรคge, Rechnungen, fรผr die Erstellung Ihres Jahresbudgets, Ihres Berichts an die Miteigentรผmer und Vermieter
  • Sparen Sie Zeit und Geld mit unserem automatisierten Mailing-Service.
  • Fรผr den Versand von Dokumenten wรคhlen Sie die Versandart (E-Mail und/oder Post) je nach Empfรคnger und Dokumententyp, alles ist programmiert, nichts ist manuell
  • Die DMS Zeendoc ermรถglicht autorisierten Nutzern auch die sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten, unabhรคngig von ihrer GrรถรŸe und ihrem Format (praktisch fรผr GV-Protokolle!).

Automatisieren Sie Ihre Prozesse fรผr eine optimierte Immobilienverwaltung

Das von Zeendoc angebotene automatisierte Direktmailing fรผr den Immobiliensektor ist eine ideale Lรถsung fรผr jede Organisation, die die Erstellung von Massendokumenten vereinfachen mรถchte. Durch die Nutzung von Automatisierung, Personalisierung und zentraler Verwaltung reduziert diese Funktion nicht nur die Fehlerquote, sondern steigert auch die Produktivitรคt erheblich und spart Zeit. Ob Sie nun eine lokale Verwaltung, ein Verband, eine Hausverwaltung oder ein Unternehmen sind, Zeendoc gibt Ihnen die notwendigen Werkzeuge an die Hand, um Ihre Prozesse zu automatisieren und sich auf Ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Warum sollten Sie Ihre Zeit mit zeitraubenden Aufgaben verschwenden? Wรคhlen Sie Zeendocs automatisiertes Direktmailing und optimieren Sie Ihr Dokumentenmanagement noch heute!

1. Erhebliche Zeitersparnis

Anstatt Dokumente einzeln zu erstellen, kรถnnen Sie mit automatisierten Serienbriefen in wenigen Minuten eine groรŸe Menge an Dokumenten erzeugen. Egal, ob Sie Rechnungen, Benachrichtigungen oder Einladungen versenden, diese Funktion vermeidet zeitraubende, sich wiederholende Aufgaben, sodass sich Unternehmen auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren kรถnnen. Diese Automatisierung reduziert auch das Fehlerrisiko und sorgt fรผr eine beeindruckende Geschwindigkeit.

4. Reduzierung manueller Fehler

Durch die Zentralisierung der Datenverwaltung in einer Excel-Datei schrรคnkt Zeendoc das Risiko menschlicher Fehler erheblich ein. Die Informationen werden direkt aus der Datei extrahiert und automatisch in die Dokumente eingefรผgt, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Dieser Prozess eliminiert hรคufige Fehler wie Tippfehler oder Auslassungen und stellt sicher, dass die Daten รผber alle erzeugten Dokumente hinweg konsistent sind.

2. Schnelle und einfache Anpassung

Eine der grรถรŸten Stรคrken des automatisierten Direktmailings ist seine Fรคhigkeit, jedes Dokument anhand einer einfachen Excel-Datei zu personalisieren. Zeendoc รผbernimmt das automatische Ausfรผllen der personalisierten Felder des Dokuments mit den spezifischen Informationen jedes Empfรคngers, seien es Namen, Adressen, Rechnungsnummern oder andere Informationen. Diese Flexibilitรคt ermรถglicht es, maรŸgeschneiderte Kommunikation zu erstellen und gleichzeitig ein standardisiertes Format fรผr die Dokumente beizubehalten.

3. Optimierte Organisation

Die Verwaltung der erzeugten Dokumente endet nicht mit ihrer Erstellung. Zeendoc รผbernimmt die Organisation und Indexierung der Dokumente nach vordefinierten Kriterien. Jede Datei kann automatisch benannt und in den richtigen Ordnern abgelegt werden, je nach den Bedรผrfnissen des Benutzers. Auf diese Weise sind alle Informationen zentralisiert und leicht zugรคnglich, was die Zeit fรผr die Suche und Bearbeitung von Dokumenten erheblich optimiert.

5. Verstรคrkte Sicherheit

Zeendoc legt besonderen Wert auf Datensicherheit. Der Direktmailing-Prozess ist vollstรคndig gesichert und garantiert, dass die sensiblen Informationen der Empfรคnger, wie z. B. ihre Adressen oder Finanzinformationen, in jeder Phase geschรผtzt sind. Diese Sicherheit ist ein groรŸer Vorteil fรผr Unternehmen und Organisationen, die mit persรถnlichen oder vertraulichen Daten umgehen.

Teilen und Austauschen von Informationen

Die DMS Zeendoc stellt Ihnen eine einzigartige Dokumentationsdatenbank zur Verfรผgung, um Informationen mit Ihren Mitarbeitern, Miteigentรผmern, Dienstleistern ... zu teilen und auszutauschen.

  • Unbegrenzte Anzahl von Nutzern mit einer Rechteverwaltung, die es ermรถglicht, Online-Zugang zu einem sicheren und vertraulichen Bereich zu gewรคhren (z. B. fรผr Zeitarbeitskrรคfte ...).
  • Eine mobile Anwendung, die die sofortige Einreichung, den Zugriff oder die Verbreitung von Dokumenten an jedem Ort und zu jeder Zeit wรคhrend einer GV, eines Besuchs, einer Unterzeichnung ...

Das Zeendoc-Angebot und das ELAN-Gesetz

Der gesicherte Bereich

Das Gesetz Elan hat per Dekret (Nr. 2019-502 vom 23. Mai 2019) die Mindestliste der entmaterialisierten Dokumente festgelegt, die รผber einen gesicherten Online-Bereich zugรคnglich sind. Diese Liste gilt ab dem 1. Juli 2020: Wartungsheft, technische Diagnosen, Auszรผge aus der Miteigentumsordnung, Versicherungsvertrรคge, Verwaltervertrรคge, Wartungsvertrรคge, Protokolle der Hauptversammlung... und pro Miteigentรผmer: individuelles Konto, Haushaltsvoranschlรคge und laufende Kosten... Kostenaufstellung...

Die elektronische Signatur

Heute ermรถglichen es die Gesetze zur Entmaterialisierung, sich nicht mehr im Umgang mit Papier zu verlieren und bestimmte Dokumentenprozesse durch die elektronische Unterschrift, die Kontrolle fehlender Dokumente usw. zu beschleunigen und im Streitfall die Unterzeichner, den Zeitpunkt der Einreichung nicht verรคnderbarer Dokumente und einen ganzen Weg der Beweisfรผhrung nachzuweisen.

Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!

Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lรถsung DMS fรผr kleine und mittelstรคndische Unternehmen.

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