Pour faire une bonne GED, il faut déterminer les besoins spécifiques de son entreprise et créer des fonctionnalités en conséquence. Il est également primordial de s'assurer de la bonne sécurité des données lors de la gestion et de l'archivage des documents dans la GED.

Créer des fonctionnalités de GED en fonction des besoins des utilisateurs

Les solutions mises en place lors d'un projet de dématérialisation des documents et des processus diffèrent selon les entreprises. Faire une bonne GED, c'est avant tout créer un système numérique qui répond aux problématiques des collaborateurs et offre une solution adéquate. Il est donc important de prendre en compte le travail de chaque service et l'avis de chaque utilisateur dans la création d'un outil de Gestion Électronique des Documents. Il s'agit avant tout d'un travail collaboratif.
Une bonne GED permet le stockage, l'archivage, la gestion des flux de documents ou encore la simplification de la recherche documentaire. Mais l'organisation des outils de GED doit servir les objectifs de l'entreprise, comme automatiser les tâches répétitives (ex : validation de factures) ou arrêter définitivement le stockage de documents papier.

Assurer la sécurité des données lors des processus de gestion et d'archivage des documents

Une bonne GED doit assurer la sécurité de son contenu en fonction de l'importance de chaque document. Un logiciel de GED peut utiliser différents moyens pour protéger les informations des entreprises :

  • gestion des droits de lecture, de modification ou de suppression d'un document selon l'utilisateur ;
  • traçabilité des flux de documents et gestion de chaque étape de leur cycle de vie ;
  • scellement des documents et identification de l'auteur de son contenu (ex : signature électronique) ;
  • mise en place d'une solution d'archivage électronique pendant la durée de conservation légale du document.

En général, un logiciel de gestion des documents administratifs provenant d'une entreprise spécialisée dans la GED répond à toutes ces exigences.