Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs
Zeendoc vous apporte une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, améliore le traitement des factures, vous permet de mieux partager et échanger l’information en interne et avec les fournisseurs.
La capture de vos documents fournisseurs
Tout commence par la réception d’un document de votre fournisseur, soit par courrier au format papier, soit au format électronique par mail ou téléchargeable sur une plateforme fournisseur.
Les solutions de dépôt de vos documents sont multiples, rapides et adaptées à tous les types de supports.
Factur-X : Le nouveau standard européen de facturation électronique
Factur-X est le nom français du nouveau standard franco-allemand de facturation électronique hybride, qui est actuellement disponible gratuitement dans sa version 1.0. La version actuelle et complète de Factur-X en France est la version EN 16931. Elle est équivalente aux spécifications de ZUGFeRD 2.1 et inclut les exigences de la facture 1.2 de CIUS X compatible avec les autorités allemandes et Chorus Pro en France.
La France, en association avec l'Allemagne, a développé le format hybride ZUGFeRD 2.1 / Factur-X pour rendre l'échange de données électroniques accessible à toutes les entreprises, indépendamment de leur taille ou de leurs ressources potentielles. Cette norme combine les deux formats de facture les plus utilisés : XML & PDF/3. En fournissant une vue détaillée des informations et la forme structurée du format de la facture, Factur-X crée une valeur ajoutée pour les fournisseurs et les parties facturantes. Le Forum national de la facturation électronique et des marchés publics (FNFE-MPE) travaille en permanence à l'amélioration et au maintien de cette norme de facturation.
La sauvegarde sécurisée, la lecture et le classement automatique
La sauvegarde et la sécurité de vos documents : Au dépôt dans Zeendoc, chaque document est horodaté, crypté et archivé afin de garantir son authenticité et son intégrité. Il est dupliqué au format PDF/A ainsi quelles que soient les actions que réalise un utilisateur sur la copie du document, l’original stocké au sein de Zeendoc ne sera pas impacté.
La lecture et le classement automatique : Les informations pertinentes (fournisseur, dates, montants, référence…) sont lues automatiquement et le document se classe en fonction du fournisseur ou des différents critères que vous aurez déterminés.
Circuit de validation : Vous pouvez commenter, mettre en place un processus de circulation ou de validation des documents fournisseurs par les personnes concernées, créer des alertes de relance ou de paiement. Vous gardez le contrôle sur vos documents en gérant les droits d’accès et le rôle de vos collaborateurs (consultation, téléchargement, validation, suppression, etc.). Un historique complet par document permet de consulter les actions réalisées sur le document.
Richesse et fiabilité
Grâce à son système unique de numérisation, classement et de recherche, Zeendoc permet un accès instantané à l’information que ce soit une série de factures électroniques sur une période donnée, un historique complet.
Liaison des documents dans un dossier unique
La solution GED Zeendoc analyse les documents, reconnait les données communes pour créer des dossiers qui regroupent l’ensemble des informations relatives à un fournisseur que vous retrouvez ainsi d’un simple clic.
Gestion accélérée
La circulation des devis, bons de commande et factures permet d’identifier clairement le rôle des différents collaborateurs et de mettre en place un circuit de validation efficace. Du contrôle jusqu’au paiement en passant par la validation et une traçabilité assurée.
Historique / Suivi Fournisseur
En quelques clics, vous avez une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis de votre fournisseur.
Vos échanges et délais de traitement avec eux s’améliorent grâce aux traitements automatisés de vos factures. Vous diminuez vos risques d’erreurs ou d’oublis.
Export Excel et production de graphiques
Le système de lecture intelligente permet d’extraire facilement les données de classement ou les propriétés de vos documents pour les utiliser dans un tableau de synthèse : évolution des dépenses, reporting mensuel… Vous choisissez les informations et déclenchez la création de votre tableau de bord en quelques clics. De plus, l'outil Zeendoc vous permet d'afficher vos différentes données sous forme de graphiques.
Passerelle et export des écritures comptables vers votre logiciel
Plus de double saisie, une imputation automatique est proposée selon votre plan comptable puis les écritures sont exportées vers votre logiciel comptable, au format adapté.
Avant l’import du fichier, Zeendoc propose automatiquement de :
La solution GED Zeendoc est compatible avec 98% des logiciels comptables présents sur le marché (liste non exhaustive).
Le Procure-to-Pay
Également connu sous la dénomination Purchase to Pay, désigne le flux d’activité d’une entreprise s’étendant de la demande d'achat jusqu’au paiement de la facture fournisseur associée.
Zeendoc gère les principales phases de dématérialisation et d’automatisation du processus d’achat.
Le formulaire de demande d’achat et la création d’un bon de commande
Zeendoc simplifie votre processus de demandes d'achats en intégrant un formulaire entièrement personnalisable avec votre logo, votre tampon, ou encore vos CGA. Vous pouvez pré-enregistrer plusieurs sites de facturations et de livraisons, le ou les responsables de validation, ainsi que vos divers fournisseurs.
Une fois la demande d’achat complétée, Le valideur est alerté sur son tableau de bord d’une demande d’achat à valider. Il lui suffit ensuite d'apposer un tampon "valider" ou "refuser" Dès la demande d'achat validée, elle est automatiquement transformée en bon de commande.
Vous pouvez ensuite envoyer instantanément votre bon de commande à vos fournisseurs directement depuis Zeendoc et suivre la réception et la lecture.
La liaison des documents
Zeendoc analyse et reconnait les données communes des documents afin de créer un dossier qui regroupe l’ensemble des informations relative à une facture (devis, bon de commande, bon de livraison…).
La comparaison de montants pieds de page entre documents liés
Zeendoc facilite la vérification et la validation des factures en identifiant en quelques clics si les montants entre une commande et la facture liée correspondent.
Génération de fichiers SEPA
Une fois les factures validées, Zeendoc permet de générer un fichier au format SEPA à importer dans votre logiciel de paiement, soit dans sur votre site bancaire afin de déclencher les virements à vos fournisseurs.
Les avantages de la dématérialisation des factures
Grâce à un système unique de capture, de classement et de recherche, la dématérialisation offre de nombreux bénéfices dans le traitement des documents fournisseurs. Il existe de nombreux avantages à utiliser une GED pour la gestion de ses factures, ci-dessous ,
7 exemples de bénéfices pour les entreprises :
Le traitement des documents fournisseurs se trouve être amélioré par le biais de notre logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs.
FAQ : DÉMATÉRIALISATION DU DOSSIER FOURNISSEUR
- C’est quoi la dématérialisation des factures ?
- C’est quoi une facture électronique ?
- Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
- Pourquoi la dématérialisation ?
- Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?
- Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?
- Comment mettre en place la signature électronique ?
- Comment dématérialiser les documents ?
- Pourquoi la dématérialisation ?
- Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?
- Comment mettre en place la facturation électronique ?
- Comment envoyer une facture électronique ?
- Quels sont les avantages de la facture électronique ?
- Peut-on émettre une facture uniquement électronique ?
Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !
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