Die Zeendoc-Lösung

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DMS - Elektronische Dokumentenverwaltung

Eine einzige, modulare Lösung, die allen Bedürfnissen gerecht wird.

Elektronische Signatur

Verkürzen Sie die Bearbeitungszeiten und senken Sie die Kosten für Ihre Handelsverträge.

Elektronische Archivierung

Entmaterialisieren Sie Ihre Governance-Sitzungen und sichern Sie Ihre kritischen Daten.

Formulare

Vereinfachen Sie die Verwaltung Ihrer Dokumente und optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse.

Elektronischer Lohnzettel

Die Digitalisierung des Lohnzettels wird vollautomatisch unterstützt.

Chorus Pro Lieferanten

Automatisieren Sie den Versand Ihrer elektronischen Rechnungen an Behörden und öffentliche Einrichtungen.

Digitalisierung der Kundenakte

Sparen Sie Zeit, senken Sie Ihre Kosten.

Digitalisierung der Lieferantenakte

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Elektronische Rechnung

Vereinfachen Sie Ihren Alltag und den Ihrer Kunden.

Spesenabrechnungen

Die DMS im Dienste Ihrer Spesenabrechnungen und Ihrer reisenden Mitarbeiter.

Buchhalterischer Export

Zeendoc klassifiziert und exportiert die Rechnungen automatisch in Ihre Buchhaltungssoftware.

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Mit Zeendoc, eine erfolgreiche Entmaterialisierung Ihrer HR-Dokumente.

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Angehörige der Gesundheitsberufe - HDS

Zeendoc hostet Ihre Daten bei einem nach ISO 27001 und HDS zertifizierten Hosting-Anbieter.

Reglementierte Berufe

Im Alltag begleitet Zeendoc Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Gerichtsschreiber, Notare.

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Digitale Transformation für Kommunen und Rathäuser.

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Erfolgreiche Entmaterialisierung bedeutet, gut beraten zu sein, folgen Sie dem Leitfaden!

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Lexikon DMS

Erfolgreiche Entmaterialisierung bedeutet, gut beraten zu sein, folgen Sie dem Leitfaden!

Im Folgenden finden Sie ein Lexikon zum Thema elektronische Dokumentenverwaltung. Die Definition verschiedener Begriffe, die mehr oder weniger die Welt der DMS und der Digitalisierung/Dematerialisierung berühren. Diese Seite wird regelmäßig aktualisiert, um technologischen Entwicklungen und neu aufkommenden Begriffen Rechnung zu tragen.

Ablage von A bis Z.

AES (Advanced Encryption Standard): Dies ist ein symmetrischer Verschlüsselungsalgorithmus. Angesichts der Cyberangriffe auf einige Unternehmen ist der AES ein symmetrischer Verschlüsselungsstandard, der den DES ersetzt, um diese Angriffe abzuwehren. Es ist derzeit der am häufigsten verwendete und sicherste Algorithmus.

 

API (Applications Programming Interface): In der Informatik ist dies eine Schnittstelle, die es ermöglicht, über eine Programmiersprache die Funktionen einer Software für eine andere zu öffnen. Sie ermöglicht die Kommunikation zwischen Anwendungen und damit den gegenseitigen Austausch von Diensten oder Daten. Betrachten Sie die API als das Bindeglied, das zwei Ketten miteinander verbindet. Hauptsächlich Software, aber auch Betriebssysteme oder Datenbanken nutzen APIs, um nach außen und manchmal sogar nach innen zu kommunizieren.

Archivierung mit Beweiswert: Dieser Begriff bezeichnet die Gesamtheit der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die für die Aufzeichnung, Speicherung und Wiedergabe von elektronischen Dokumenten oder Daten erforderlich sind, um deren ordnungsgemäße Aufbewahrung und vollkommene Integrität während ihres gesamten Lebenszyklus zu gewährleisten.

Das Ziel der beweiskräftigen Archivierung ist es, den Fortbestand der Informationen und ihre spätere Rückgabe zu Rechtfertigungs- oder Kontrollzwecken zu gewährleisten. 3 Hauptprinzipien, die durch die beweiskräftige Archivierung gewährleistet werden müssen:

  • Die Authentizität des Dokuments: Zeitstempel und Versiegelung (die optionale elektronische Signatur)
  • Die Integrität von Dokumenten: fixierte Daten, dedizierte Speicherung, Vertraulichkeit, Nachvollziehbarkeit
  • Die Verständlichkeit der Dokumente: Standardformate PDF/A, Tiff, zeitlich lesbar, mit Signatur bei Konvertierung

AutoVervollständigen: Dies ist ein System, mit dem sich ein bestimmtes Element, ob Computer oder nicht, automatisch vervollständigen kann, sodass keine manuelle Eingabe erforderlich ist.

Bit: Das ist die Abkürzung für Binary Digit. Das Bit wird als grundlegende Maßeinheit für Informationen verwendet. Es ist die einfachste Einheit, die von einem Computer in einem Notationssystem verwendet wird. Sein Wert ist entweder 0 oder 1. Genauer gesagt entspricht er der minimalen Menge, die eine Nachricht übertragen kann.

Verwechseln Sie Bit (kleines b für Abkürzung) nicht mit Byte (großes B für Abkürzung).

 

Byte: Adressierbare Einheit eines Computers. Hauptsächlich verwendet, um die Speicherkapazität aller Chips eines Computers zu quantifizieren. Es kann auch als Informationseinheit definiert werden, die einem Byte entspricht, d. h. 8 Bit.

 

CAD( Computer Aided Design ): Umfasst alle Softwareprogramme und geometrischen Modellierungstechniken, die es ermöglichen, mithilfe eines Computers und digitaler Simulationstechniken Produkte zu entwerfen, virtuell zu testen und herzustellen.

 

Chorus Pro: Chorus Pro ist eine auf Gegenseitigkeit beruhende Lösung zur Digitalisierung von Rechnungen für staatliche Stellen, Gebietskörperschaften und Unternehmen. Sie ermöglicht die Übermittlung von Rechnungen auf drei Arten:

  • Der Portalmodus bietet einen dedizierten Zugang für Lieferanten zur Erfassung und Einreichung von Rechnungen.
  • Der Servicemodus (API) ermöglicht es, die Dienste des Portals in das Informationssystem des Anbieters zu integrieren.
  • EDI ermöglicht den Austausch von Informationen über Datenströme aus Informationssystemen, die auf standardisierten Formaten basieren.

Sein Hauptziel ist die Modernisierung der öffentlichen Strukturen, indem er ihnen ermöglicht, ihre Rechnungen elektronisch zu empfangen, aber auch das Leben der Unternehmen zu vereinfachen.

Validierungskreislauf: Übersetzt sich in einen Pfad, der aus Schritten besteht, die von einem oder mehreren Benutzer(n) mit dieser Befugnis validiert werden müssen.

Der Validierungskreislauf beginnt mit einem Schritt und endet mit einem anderen. Jeder der Schritte besteht aus Recherchen, die wir als "Expertenrecherchen" bezeichnen und die bedingen, was wir sehen wollen. Beispiel :

  • Kriterium 1: Wir wollen nur indizierte Dokumente sehen
  • Kriterium 2: Die Bearbeitungsgrenze liegt unter 7 Tagen ab dem Registrierungsdatum.
  • Kriterium 3: Der Betrag darf 100euros nicht überschreiten.
  • Kriterium 4: Es gibt einen Stempel "Zu validieren".
  • Kriterium 5: Etc...

Ein Dokument gelangt in einen Kreislauf, weil es alle Bedingungen der ersten Stufe erfüllt. Während wir es bearbeiten, erfüllt es die Bedingungen, die jedem Schritt bis zum letzten Schritt zugewiesen wurden. Das Dokument verlässt den Kreislauf, wenn es alle Bedingungen des letzten Schritts erfüllt.

 

Cloud Computing: Dieser Begriff wird allgemein für die Bereitstellung von Ressourcen und Diensten auf Abruf über das Internet verwendet. Dabei werden entfernte Computerserver über ein Netzwerk, in der Regel das Internet, statt über die Festplatte eines Computers genutzt, um Daten zu speichern oder auszuwerten.

Wenn der Zugriff auf Daten oder Programme über das Internet möglich ist, spricht man von Cloud Computing.

 

Digitaler Tresor: Auch als"elektronischer Tresor" bezeichnet, ist er eine ergänzende Komponente des RAS. Es ist übrigens üblicher, von einer elektronischen Tresorkomponente (CCFN) zu sprechen, ein Begriff, der in der Norm NF Z 42-020 verwendet wird. Wie bei einem physischen Tresor handelt es sich um einen extrem sicheren Raum, in dem sensible digitale Dateien auf einem Server, der auch außerhalb des Unternehmens liegen kann, archiviert, indiziert und wiedergefunden werden können. Dieser kann online über das Internet zugänglich sein. Er ermöglicht die Kontrolle des Zugriffs und gewährleistet die Rückverfolgbarkeit und Authentizität eines Archivs. Der elektronische Tresor ist kein Ersatz für eine DMS , da er nicht die laufende Verwaltung eines Dokuments ermöglicht.

Persönliches Ausbildungskonto (CPF): Das persönliche Ausbildungskonto ist ein Instrument, das den Zugang der Arbeitnehmer zur beruflichen Bildung während ihres gesamten Lebens fördert. Jeder Person wird bei Eintritt in den Arbeitsmarkt ein CPF zugewiesen, das bis zum Eintritt in den Ruhestand bestehen bleibt. Nach der Reform durch das Gesetz Nr. 2018-771 vom 5. September 2018 wird das Konto seit dem1. Januar 2019 nicht mehr mit Stunden, sondern mit Euro aufgefüllt. Die bis zum 31. Dezember 2018 auf dem Konto des Arbeitnehmers erworbenen Stunden werden in Euro umgewandelt, wobei 15 Euro pro Stunde gezahlt werden.

 

Benutzerzentriertes Design: User Centered Design auf Englisch.

Bei der Entwicklung von Software oder Anwendungen werden die Bedürfnisse, Erwartungen und Eigenschaften der Endbenutzer berücksichtigt. Der Begriff wird im Allgemeinen in der Computerergonomie verwendet, die sich auf die Kriterien der Ergonomie und der Usability stützt.

Zuverlässige digitale Kopie: Dies ist die digitalisierte Kopie eines Dokuments, dessen Rechtskonformität durch das Dekret Nr. 2016-1673 vom 5. Dezember 2016 anerkannt wird. Die zuverlässige Kopie besitzt die gleiche Beweiskraft wie das Original. Ob ein Dokument zuverlässig ist, liegt trotzdem im Ermessen des Richters, aber eine vollstreckbare oder authentische Kopie eines authentischen Schriftstücks gilt als zuverlässig.

Eine Kopie gilt als zuverlässig, wenn ihre Form oder ihr Inhalt unter Bedingungen aufbewahrt wird, die eine Veränderung verhindern. Ein elektronisches Archivierungssystem (EAS), das der Norm NF Z42-013 entspricht, kann die Integrität von Dokumenten gewährleisten.

 

Getreue digitale Kopie: Gemäß Artikel 1379 des Zivilgesetzbuchs und seinem Anwendungsdekret vom 5. Dezember 2016: Eine digitale Kopie wird als getreu bezeichnet, wenn das Datum der Erstellung der Kopie angegeben ist, begleitet von einem angebrachten digitalen Fingerabdruck, der es ermöglicht, jede spätere Änderung des Dokuments zu erkennen. Es gibt mehrere Fingerabdrücke: einen qualifizierten Zeitstempel; einen qualifizierten elektronischen Stempel; eine qualifizierte elektronische Signatur.

CRM (Customer Relationship Management): Das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) ist die Gesamtheit der Werkzeuge und Techniken, die verwendet werden, um Informationen über Kunden und Interessenten zu erfassen, zu verarbeiten und zu analysieren, mit dem Ziel, sie durch das Angebot oder die Erbringung von Dienstleistungen an sich zu binden.

 

Data Center: Im Deutschen auch Rechenzentrum genannt, entspricht es einem physischen Ort, meist einem Raum, in dem Unternehmen verschiedene IT-Geräte wie Computer, Server, Router usw. zusammenführen. Unternehmen nutzen diese Infrastruktur in der Regel für die Organisation, Verarbeitung und Speicherung sehr großer Datenmengen. Ein Rechenzentrum stellt daher einen wesentlichen Teil eines Unternehmens dar.

Aufbewahrungsfrist: Stellt die Mindestdauer dar, während der ein Unternehmen alle Dokumente, die es im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit erhält oder ausgibt, aufbewahren muss. Diese Frist kann je nach Art der Dokumente und gesetzlichen Verpflichtungen variieren. Dies gilt sowohl für Papier- als auch für elektronische Dokumente.

 

Docflow: " Dokumentenfluss" auf Deutsch, definiert den sequentiellen Ablauf einer zu erledigenden Aufgabe.

 

EDI (Electronic Data Interchange): Dies ist eine Technik, die den physischen Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen (Bestellungen, Rechnungen ...) durch den Austausch dieser Dokumente in einem standardisierten elektronischen Format zwischen den Handelspartnern über Computer ersetzt, die über spezielle Verbindungen oder über ein Mehrwertnetzwerk verbunden sind.

Das bedeutet nicht nur eine echte Zeitersparnis für die Unternehmen, sondern auch eine Kostensenkung, weniger Fehler sowie eine Verbesserung der Beziehungen zu ihren Geschäftspartnern.

Beispielsweise kann ein Unternehmen seine Bestellungen, Versandanzeigen und Rechnungen per EDI ausstellen, die an die Computer seiner Geschäftspartner weitergeleitet werden, die dann in der Lage sind, die entsprechenden Daten automatisch zu interpretieren und in ihre jeweiligen Informationssysteme zu integrieren, ohne Papier oder menschliches Eingreifen.

 

Die eiDAS (electronic Identification Authentication and trust Services) : Dies ist die EU-Verordnung Nr. 910/2014 vom 23. Juli 2014 über die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt.

 

ERP : Oder PGI (Progiciel de Gestion Intégré) in der französischen Übersetzung. Es wird als eine Gruppe von Modulen definiert, die mit einer einzigen Datenbank verbunden sind. Einfacher ausgedrückt ist es eine Branchensoftware.

ERP ist ein Softwarepaket, das mehrere Managementfunktionen nutzt, um die gesamten Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu verwalten. Diese Verwaltungsfunktionen sind beispielsweise: Lösung für die Auftragsverwaltung, Lösung für die Lagerverwaltung, Lösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Buchhaltung, Lösung für die Verwaltung von E-Commerce, Lösung für die Verwaltung von B-to-B- oder B-to-C-Geschäften ...

 

X-Factor: X-Factor ist ein neues Format für elektronische Rechnungen. Es ist ein Standard für "gemischte" elektronische Rechnungen, der sich in die Europäische Semantische Norm EN16931 einfügt. Sie besteht darin, eine Rechnung zu erhalten, die zwei verschiedene Formate in einem einzigen Dokument enthält. Die Rechnung basiert auf einer PDF-Datei (PDF/A3-Standard), die für den Benutzer lesbar ist, und enthält einen strukturierten Datensatz im XML-Format, der es dem Computer ermöglicht, die Daten automatisch zu verarbeiten.

 

DMS : " Elektronisches Dokumentenmanagement ". (DMS für Document Management System oder EDM für Electronic Document Management). Software, mit der digitale Kopien von Dokumenten klassifiziert, gefunden und verwaltet werden können.

"Electronic Management of Existing Documents and Information" (Elektronische Verwaltung vorhandener Dokumente und Informationen). Diese Modernisierung des Akronyms DMS zielt darauf ab, die Verbindung zwischen den Begriffen Informationsmanagement und Dokumentenmanagement zu verstärken. Dies spiegelt die Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware wider, sobald sie Funktionen integriert, die es ermöglichen, Dokumente und zugehörige Daten als Informationsvektoren zu nutzen (Erfassung, Erfassung, Digitalisierung, Validierung, Verbreitung, Klassifizierung, Indexierung, Archivierung, Validierungskreisläufe, Workflows, Warnungen, Anmerkungen usw.).

HADS/HDS: Hébergement Agrée de Données de Santé (Zugelassene Unterbringung von Gesundheitsdaten). Hosting von Gesundheitsdaten.

Um zugelassen zu werden, muss der Hosting-Anbieter von einer externen Stelle auf eigene Kosten überwacht und geprüft werden. Nun muss man nach dem HDS-Standard 1.1, der eigentlich eine Ergänzung zu ISO 27001 ist, HDS-zertifiziert sein. Zuvor war eine Zulassung erforderlich.

HMS (Hardware Security Module): Ein Gerät, das als manipulationssicher gilt und kryptografische Funktionen bietet. Es handelt sich um eine Hardware-Verschlüsselungsbox, die kryptografische Schlüssel erzeugt, speichert und schützt. Mithilfe eines Master-Schlüssels, der die Daten verschlüsseln kann, wird verhindert, dass Daten, die auf Anwendungsservern gespeichert sind, von Unbefugten eingesehen oder manipuliert werden können.

Zeitstempel: Er kann definiert werden als die Aufzeichnung von Datum und Uhrzeit eines Ereignisses, einer Information oder von Computerdaten. Zeitstempel spielen eine wichtige Rolle bei der Verfolgbarkeit von Online-Daten.

HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure): Oder Hypertext Transfer Protocol Secure auf Französisch, bezeichnet die gesicherte Version der Computersprache http, ein Kommunikationsprotokoll, das die Verbindung zwischen einem Client und einem Server für das World Wide Web (www) ermöglicht. Es ist eine Kombination aus http und einem Zertifikat zur Authentifizierung der besuchten Seite.

Ihre Dokumentendatenbank umfasst sensible Informationen, die zwar den Anforderungen an Verfügbarkeit und Mobilität genügen, aber dennoch absolut sicher und vertraulich sein müssen.

KI: Künstliche Intelligenz ist die Gesamtheit aller Theorien und angewandten Techniken, die es Maschinen ermöglichen sollen, eine Form von echter Intelligenz nachzuahmen.

ICR: Die intelligente Zeichenerkennung ist eine fortgeschrittene Technik der OCR. Diese Technik extrahiert den Textinhalt aus einem Bild, das Text enthält, wie die OCR, aber die ICR beinhaltet die Erkennung von handgeschriebenen Zeichen und einen Lernmechanismus. Sie kann eine Vielzahl potenzieller Matrizen erkennen und ihre Leistung für zukünftige Erkennungsaufgaben verbessern.

Indexierung : Ein Verfahren, das Techniken aus der Informatik, der Informationswissenschaft und dem Bibliothekswesen vereint, um Daten (digitale oder Textdokumente, Schlüsselwörter, Webseiten usw.) zu referenzieren und so ihren Zugang oder ihre Verarbeitung zu erleichtern.

 

Datenintegrität: Dies ist die Bestätigung, dass die ausgetauschten (gesendeten oder empfangenen) oder gespeicherten Daten vollständig und unverändert sind. Es ist ein Beweis für die Zuverlässigkeit und Glaubwürdigkeit der Daten während ihres gesamten Lebenszyklus.

 

Interoperabilität: Dieser Begriff bezeichnet die Tatsache, dass ein Produkt oder System mit bekannten Schnittstellen die Fähigkeit besitzt, sich so anzupassen, dass es mit anderen unabhängigen Systemen ohne Zugangsbeschränkungen zusammenarbeiten kann.

ADL: Das automatische Lesen von Dokumenten ist eine Reihe von Technologien, die es ermöglichen, Textinformationen aus digitalisierten, strukturierten oder unstrukturierten Dokumenten zu segmentieren und automatisiert zu extrahieren. Für ihre Funktionsweise vereint die ADL drei unverzichtbare Technologien:

  • Die RAD: Automatische Dokumentenerkennung
  • OCR: Optische Zeichenerkennung
  • ICR: Intelligente Zeichenerkennung

Die so extrahierten Informationen können dann als Metadaten in einem System von DMS verwendet werden.

OCR: Die optische Zeichenerkennung (OCR) ist eine Reihe von Verfahren, die es einem Computersystem ermöglichen, gedruckten, handgeschriebenen oder maschinengeschriebenen Text automatisch zu übersetzen und zu speichern.

Ein Computer benötigt für diese Aufgabe eine OCR-Software. Diese Software ermöglicht es, den Text aus dem Bild eines gedruckten Textes zu extrahieren und in einer Datei zu speichern, die in einem Textverarbeitungsprogramm verarbeitet werden kann.

 

On Premise:Im Gegensatz zu SaaS bezieht sich On Premise auf eine Software, deren Architektur physisch im Unternehmen vorhanden ist (d. h. auf den Servern des Unternehmens installiert ist), das eine Lizenz vom Herausgeber bezahlt hat.

Buchhaltungs-Gateways: Auch als Gateway- oder Transit-Software bezeichnet, ist ein Buchhaltungs-Gateway ein Mittel, um eine Branchensoftware oder DMS und eine Buchhaltungssoftware miteinander zu verbinden, um Mehrfacheingaben, Fehler und damit verbundene Zeitverluste zu vermeiden.

Der Zweck eines Buchhaltungs-Gateways besteht darin, zwei Softwareprogramme, darunter die Buchhaltungslösung des Unternehmens, miteinander kommunizieren zu lassen, damit sie Daten austauschen können.

PCA: Der Business Continuity Plan ist eine Reihe von Maßnahmen, die sicherstellen sollen, dass die wesentlichen Dienstleistungen des Unternehmens auch in Krisenszenarien aufrechterhalten werden. Dazu gehört eine Analyse der möglichen Risiken wie Feuer, Cyberangriffe, Computerprobleme, Naturkatastrophen an einem Standort usw. Der BCP wird dafür sorgen, dass die Geschäftstätigkeit schneller wieder aufgenommen werden kann, während gleichzeitig möglichst viele Datenverluste vermieden werden.

 

Zuverlässiger Prüfpfad: Der Zuverlässige Prüfpfad ist ein von Unternehmen einzurichtendes Instrument, das dokumentierte und dauerhafte interne Kontrollen speziell für die Rechnungsstellung und deren Verwaltung umfasst, um die Integrität des Inhalts zu belegen.

Um dies zu erreichen, verlangt die Steuerbehörde von diesem Prüfpfad, dass er drei Hauptprinzipien garantiert: die Authentizität der Herkunft der Rechnung, die Integrität ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit.

PRA: Ein Disaster-Recovery-Plan ist ein Dokument, das eine Reihe von technischen, organisatorischen und sicherheitsrelevanten Verfahren enthält, die es einem Unternehmen ermöglichen, im Falle einer Katastrophe oder eines größeren Zwischenfalls die Schritte zu planen, die unternommen werden müssen, um das Computersystem wieder in Gang zu bringen. Im PRA wird jeder mögliche Vorfall berücksichtigt und auch, wie und wann das beschädigte System auf ein unbeschädigtes System umgeschaltet wird.

 

QR-Code: Quick Response Code ist ein zweidimensionaler Matrixcode, der mehr Informationen enthält als ein einfacher Strichcode, der nur eine horizontale Codierung ermöglicht. Er besteht aus schwarzen Modulen, die in einem weißen Quadrat angeordnet sind. Je nachdem, wie die Punkte angeordnet sind, sind die Informationen in diesem Code unterschiedlich. Der QR-Code kann von Smartphones und Tablets gelesen werden und ermöglicht den direkten Zugriff auf eine Webseite, Videoinhalte, zusätzliche Informationen etc.

RAD: Bei der automatischen Dokumentenerkennung wird der Typ des zu verarbeitenden Dokuments anhand verschiedener Kriterien und Einschränkungen erkannt, die von DMS definiert werden. Das RAD-Modul analysiert das Dokument und vergleicht es mit bereits in der Datenbank vorhandenen Vorlagen, um festzustellen, ob es sich um eine Rechnung, einen Kostenvoranschlag oder ein anderes Dokument handelt. Diese Technologie ermöglicht es dann, die Art des gescannten Dokuments (Angebot, Rechnung, Auftrag...) zu bestimmen, um die Informationen effizient zu klassifizieren.

 

GDPR: Abkürzung für "General Data Protection Regulation" (Allgemeine Datenschutzverordnung) und bezeichnet die letzte EU-Richtlinie zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr, die 2016 veröffentlicht wurde und am 25. Mai 2018 in den Mitgliedsstaaten in Kraft treten soll.

RGS: Für Référentiel Général de Sécurité, ist der gesetzliche Rahmen, der es ermöglicht, Vertrauen in den Austausch innerhalb der Verwaltung und mit den Bürgern aufzubauen. Ziel ist es, das Vertrauen der Nutzer in die verschiedenen elektronischen Dienstleistungen der Verwaltungsbehörden zu stärken.

"SaaS": Die SaaS-Architektur, Software as a Service, ist ein Modell für den Vertrieb von Software. Es ist eine der vier Hauptkategorien des Cloud Computing. SaaS ist eine Softwarelösung, die online genutzt werden kann (man spricht auch von Cloud oder on demand). Die Software wird ausgelagert und ist aus der Ferne über das Internet zugänglich, wobei ein Abonnement beim Herausgeber/Hosting-Unternehmen abgeschlossen wird, und zwar über jeden beliebigen Browser.

SAE (Système d'Archivage Electronique) : Das SAE geht über die einfache Speicherung von archivierten Daten hinaus. Es integriert darüber hinaus die vom Unternehmen festgelegten Regeln für das Records Management (oder Dokumentenmanagement) (Aufbewahrungsdauer, Dokumententypologie, Vertraulichkeitsstufe usw.). Es ermöglicht die Aufbewahrung, den Zugriff und die Wiederherstellung von Papierdokumenten oder elektronischen Daten im Laufe der Zeit, indem es ihre Integrität und ihren Fortbestand garantiert.

Scan Center: Dies ist eine Infrastruktur, in der ein Digitalisierungsservice für Unternehmen und Privatpersonen angeboten wird. Es ist ein Ort, an dem Sie Zugang zu Beratung und Begleitung bei Ihren Entmaterialisierungsschritten haben und Ihre Umwandlung von Papier in digitale Form sicherstellen können.

Select2Search: Dies ist ein neues Tool, mit dem Sie von jeder Software auf Ihrem Computer aus auf Ihre Dokumente in Zeendoc zugreifen können. Dazu müssen Sie nur :

  • Markieren Sie einen Textabschnitt in Ihrer Software (Word, Ciel, Excell...),
  • Starten Sie die Suche mit Select2Search über eine zuvor definierte Tastenkombination: die ein Such-Gateway zu Zeendoc erstellen wird,
  • Die Dokumente, die dieser Suche entsprechen, werden angezeigt

Das spart Zeit, da man sich einige Klicks sparen kann.

SHA-3: Ein Algorithmus, der insbesondere von Zeendoc verwendet wird, um sicherzustellen, dass der Fingerabdruck einer Datei geändert wird, sobald auch nur ein Bit dieser Datei geändert wird. SHA-3 ist ein Algorithmus, der verwendet wird, um die Integrität einer Computerdatei zu überprüfen, indem der Fingerabdruck mit dem Original verglichen wird.

 

Elektronische Signatur: Dies ist ein Mechanismus, der Daten in elektronischer Form verwendet, die logisch mit anderen Daten in elektronischer Form verknüpft sind, die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Der Mechanismus muss die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und auch die Integrität des Dokuments gewährleisten, häufig durch Zeitstempel.

Fortgeschrittene elektronische Signatur: Dies ist eine elektronische Signatur, die jedoch zusätzliche Anforderungen erfüllt:

  • Von Daten zur Erstellung elektronischer Signaturen erstellt worden sein, die vom Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle verwendet werden können ;
  • Alle nachträglichen Änderungen an den Daten müssen erkennbar sein.

 

Qualifizierte elektronische Signatur: Dies ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die jedoch von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde, die auch auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht. Sie bietet ein höheres Sicherheitsniveau, ist aber komplizierter in der Anwendung, da sie eine Reihe von Anforderungen erfüllen muss, die strenger sind als die fortgeschrittene Signatur.

 

S.S.O (Single Sign-On): Single-Sign-On auf Deutsch einmalige Authentifizierung, ermöglicht einem Benutzer den Zugriff auf mehrere Computeranwendungen (oder sichere Websites) mit nur einer einzigen Authentifizierung.

 

Datenbankverwaltungssystem: (Akronym: DBMS) Eine Software, die es ermöglicht, Informationen in einer Datenbank zu speichern, zu manipulieren oder zu verwalten und gemeinsam zu nutzen. Die Tatsache, dass es keinen Vermittler zwischen dem Computer und den Daten oder zwischen dem Benutzer und den Daten gibt, garantiert den Fortbestand, die Qualität und die Vertraulichkeit der gespeicherten Daten.

Regressionstest: Ein Regressionstest ist eine Reihe von Tests, die an einem Programm nach einer Änderung durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass keine Fehler in Teilen der Software, die nicht geändert wurden, eingeführt oder entdeckt wurden. Sobald eine Software oder ihre Umgebung verändert wird, werden diese verschiedenen Tests durchgeführt.

Digitale Transformation: Man kann auch von "digitaler Transformation" sprechen. Dieser Begriff bezeichnet den Prozess, in dem eine Organisation digitale Technologien in alle ihre Aktivitäten integriert. Dieser Prozess basiert auf vier Hauptpfeilern, die durch die Verbreitung des Internets hervorgerufen wurden:

  • Mobilität: Möglichkeit, sich von jedem Ort aus anzumelden
  • Die Echtzeit
  • Das Internet der Dinge: Der Einzug der Digitalisierung in die physische Materialität unseres Lebens
  • Die Universalität des Internets

Der Begriff Digitalisierung wird ebenfalls verwendet, auch wenn er sich eher auf alle Aspekte der Gesellschaft bezieht und nicht nur auf die Aspekte, die Unternehmen betreffen.

Webservice: Dies ist eine Technologie, die es Anwendungen und Systemen ermöglicht, eigenständig und damit unabhängig von den Plattformen und Sprachen, auf die sie sich stützen, zu funktionieren und Informationen über große Entfernungen auszutauschen. Diese Kommunikation wird mit XML-Nachrichten durchgeführt und basiert auf dem Prinzip von Anfragen und Antworten.

Workflow: Dies ist ein Prozess zur Automatisierung von Aufgaben, der eine automatisierte Verkettung von durchzuführenden Bearbeitungen, den zu verfolgenden Weg und die beteiligten Akteure ermöglicht, um eine bestimmte Arbeit zu erledigen.

Mit einem Workflow-Management-Tool können Sie den Informationsfluss in einem Unternehmen modellieren und automatisieren.

Die Einführung eines effizienten Workflows in einem Unternehmen wird die schnellere und kostengünstigere Bearbeitung von Marketingaktionen oder Kundenanfragen ermöglichen.

10 Begriffe aus der Buchhaltung, die Sie beherrschen sollten

  • Aufwandskonten : Sie entsprechen in der Buchhaltung den Konten der Klasse 6. Sie listen alle Aufwendungen eines Unternehmens im Laufe des Jahres auf. Ein Aufwand ist ein Kostenpunkt, eine Ausgabe für das Unternehmen. Diese Konten sind unterteilt:
    • Betriebsaufwandskonten : Ausgaben, die das Unternehmen im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit laufend tätigt, um seinen Umsatz zu erzielen (Einkauf von Rohstoffen; Gemeinkosten; Steuern und Abgaben; Personalkosten),
    • Finanzaufwandskonten: Kosten, die dem Unternehmen entstehen, um seinen Betrieb zu finanzieren (Zinsen für Kredite und andere Finanzschulden, Zinsen, Skonti für Kunden usw.),
    • Konten für außergewöhnliche Aufwendungen: Aufwendungen, die nicht der laufenden Verwaltung oder dem Finanzmanagement des Unternehmens entsprechen (Forderungen, Strafen, Steuernachzahlungen usw.),
    • Konten für Aufwendungen im Zusammenhang mit Gewinnsteuern und Gewinnbeteiligung.

Lieferantenkonten: Dieses Konto wird in der Buchhaltungsbilanz klassifiziert und fasst alle unbezahlten Lieferantenrechnungen zusammen. Es hat die Form eines T mit einer Soll- und einer Habenspalte. Die Buchung einer Lieferantenrechnung erfolgt durch Belastung eines Aufwandskontos und Gutschrift auf dem Lieferantenkonto 401. Das Kreditorenkonto wird belastet, sobald die Rechnung bezahlt ist.

Buchungsposten: Dies ist ein Vorgang, bei dem ein Handels-, Wirtschafts- oder Finanzstrom innerhalb der Konten eines Unternehmens erfasst wird. Sie besteht aus mehreren Zeilen und Spalten und wird von einer Begründung durch einen Buchungsbeleg begleitet. Es müssen 4 Hauptdaten erscheinen:

  • Ein Datum,
  • Die Nummern der bewegten Konten,
  • Der Wortlaut der Operation,
  • Soll- und Haben-Beträge.

Journal: Ist ein Buchführungsdokument, in dem alle Buchungsvorgänge eines Unternehmens aufgelistet sind. Man spricht im Allgemeinen von Journalen, da die Unternehmen das Journal je nach Art der zu erfassenden Vorgänge in mehrere Journale unterteilen. Man findet also: Verkaufsjournal, Bankjournal, Kassenjournal usw. Man nennt sie "Hilfsjournale".

Das Journal stellt somit ein wesentliches Dokument für die Erfassung von Buchungen dar, denn in ihm werden die Buchungen gespeichert.

Buchhaltung: Dies ist eine Technik der Buchhaltung, bei der einem Sollbetrag ein Buchstabe zugewiesen wird, um ihn mit einem Habenbetrag abzugleichen. Diese Beträge stellen in der Regel eine Rechnung und deren Begleichung dar. Diese Technik ermöglicht es einem Unternehmen, das Mahnwesen für Kunden und die Bezahlung von Lieferanten besser zu organisieren, da es schnell feststellen kann, welche Kunden ihre Rechnungen noch nicht bezahlt haben und welche Lieferanten noch ausstehen.

 

Buchhaltungssoftware: Dies ist ein Computerprogramm , mit dem eine Privatperson oder ein Unternehmen seine Buchhaltung führen kann. Sie ermöglicht es, die grundlegenden Buchhaltungsaufgaben zu erfüllen und alle Transaktionen, die ein Unternehmen mit seinen verschiedenen Partnern durchführt, zu transkribieren.

Ein Unternehmen hat zwei Möglichkeiten, wenn es um seine Buchhaltungssoftware geht: Entweder es entwickelt sie selbst oder es kauft sie über einen Softwarehersteller.

Software für die kaufmännische Verwaltung: Eine Buchhaltungssoftware, die eine eigene Datenbank besitzt und die Verwaltung der Verkäufe und Einkäufe eines Unternehmens ermöglicht. Eine Software zur kaufmännischen Verwaltung bietet einige grundlegende Funktionen:

  • Erstellung von Geschäftsdokumenten: Rechnungen, Bestellscheine etc.
  • Erstellung von Kunden- und Lieferantenkarten
  • Verwaltung von Lagerbeständen
  • Inventar von Produkten und Dienstleistungen

Es kann einzeln oder als Teil eines ERP-Systems gekauft oder gemietet werden.

Analytischer Plan: Dies ist ein Satz von Codes, der vom Buchhalter verwendet wird, um eine Kostenaufschlüsselung zu untergliedern. Diese Technik ist ein Management- und Betriebsführungsinstrument für Unternehmen und wird am Ende des Jahres die Erstellung von weitergehenden Statistiken ermöglichen. Man spricht von einem "analytischen Plan", um die verschiedenen "Posten" und "Achsen" zu bezeichnen, denen jede Aktivität zugeordnet wird.

Kontenplan: Dies ist eine Sammlung von Artikeln und Regeln, die die Standards für die Buchhaltung festlegen. In diesem Dokument werden alle Kontonummern eines Unternehmens zusammengefasst.Seine Hauptaufgabe besteht darin, die wichtigsten Begriffe der Buchhaltung zu definieren, um es den Unternehmen dann zu ermöglichen, ihre Buchungen zu erfassen.

 

Belegabgleich: Eine Technik, die verwendet wird, um zwei zusammengehörige Dokumente anhand identischer Daten zusammenzuführen. Beispiel: Eine Rechnung mit ihrem Bestellschein, über eine Bestellscheinnummer...

 

Buchhalterische Eingaben: Dies ist ein manueller Vorgang, bei dem Buchungsvorgänge den Konten des Unternehmens zugeordnet werden. Alle Bewegungen müssen ausgewiesen werden, und alle Dokumente, die vom Unternehmen erstellt und ausgegeben werden oder von Dritten stammen, müssen erfasst werden. Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens werden jedes Jahr durch die Anhäufung dieser Buchungen erstellt.

Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!

Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.

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