Was ist die Digitalisierung von Rechnungen?

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist eines der Schlüsselelemente bei der Digitalisierung von Unternehmen. Das Prinzip ist einfach: Papier und Versandkosten einsparen, indem die Rechnungen in digitalem Format erstellt und verschickt werden. Aber auch die Überwachung der Zahlungen und die Eintreibung von Forderungen, z. B. durch Benachrichtigungen, können verbessert werden.
Diese gesetzlich geregelte Lösung bietet in der Tat zahlreiche Vorteile. Die Digitalisierung von Rechnungen spart Zeit und Geld, und das alles bei voller Einhaltung der Vorschriften.

Das Prinzip der Digitalisierung von Rechnungen

Die Digitalisierung von Rechnungen umfasst mehrere Aspekte. Zunächst ist es wichtig, Digitalisierung nicht mit Digitalisierung zu verwechseln.
Die Digitalisierung von Rechnungen ist ein Schritt der Digitalisierung. Dabei wird eine elektronische Version einer Papierrechnung erstellt. Die Digitalisierung von Rechnungen ist umfassender. Sie bezieht sich auf die Schaffung eines Informationssystems, mit dem Rechnungen nativ in elektronischem Format erstellt und empfangen werden können. Die Digitalisierung umfasst auch Lösungen für die Aufbewahrung und Archivierung von Rechnungen.

Die elektronische Rechnung: eine legale und sichere Praxis

Das Scannen von Papierrechnungen reicht nicht aus, um die Digitalisierung von Rechnungen rechtmäßig zu machen. Erforderlich sind eine elektronische Signatur oder ein verlässlicher Prüfpfad.

Seit dem 1. Januar 2020 ist der Empfang von Rechnungen in elektronischem Format für alle Unternehmen, die Rechnungen an den Staat oder eine Körperschaft stellen, verpflichtend. Bisher gibt es im Privatsektor keine gesetzliche Verpflichtung zur Rechnungsstellung, sodass es den Unternehmen freisteht, elektronische Rechnungen zu erstellen, wenn ihr Empfang akzeptiert wird.

Allerdings wird die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen aller Größenordnungen nach und nach verpflichtend werden.

Was die Archivierung von elektronischen Rechnungen betrifft, so müssen die Rechnungen steuerrechtlich 6 Jahre und buchhalterisch 10 Jahre aufbewahrt werden. In jedem Fall muss die Integrität der Daten gewährleistet sein durch die Einrichtung eines zuverlässigen und sicheren digitalen Systems.

Die Digitalisierung von Rechnungen und ihre zahlreichen Vorteile

Ob es sich um Kunden- oder Lieferantenrechnungen handelt, die Digitalisierung hat für Unternehmen viele Vorteile.
Zunächst einmal sind die Kosten für die Erstellung, den Versand und die Archivierung einer Papierrechnung beträchtlich. Die elektronische Rechnung hingegen kostet nichts, es sei denn, Sie möchten eine beweiskräftige Archivierung abschließen, was in keinem Fall gesetzlich vorgeschrieben ist.
Darüber hinaus können elektronische Rechnungen automatisch erstellt werden. Dadurch werden die Prozesse beschleunigt, Fehler in der Buchhaltung erheblich reduziert und Fristen eingehalten.
Sobald ein zuverlässiges Informationssystem eingerichtet ist, wird die Sicherheit und Vertraulichkeit der Rechnungsstellung optimal und deutlich höher als bei Papierrechnungen.