Seit einigen Jahren werden Unternehmen zunehmend dazu angehalten, den "digitalen Übergang" zu vollziehen. Dies führt dazu, dass die Verantwortlichen die Digitalisierung von Dokumenten und Archiven in Betracht ziehen, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Aber was ist eigentlich gemeint, wenn von der "Digitalisierung" von Inhalten die Rede ist? Wie können Unternehmen sicher sein, dass ihre Dokumente sicher sind? Wie kann man sicherstellen, dass diese Dokumente, die man nach und nach in eine einzige digitalisierte Datenbank überführt, rechtmäßig sind? Und schließlich: Welche konkreten Auswirkungen hat die Digitalisierung auf bestimmte Berufe?
Wenn Sie als Berufstätiger gerade dabei sind, sich auf die digitale Welt umzustellen, sollten Sie wissen, dass diese neue Methode eine Reihe von Vorteilen mit sich bringt, sei es in Bezug auf die Produktivität oder die nachhaltige Entwicklung: Schätzungen zufolge geben Unternehmen zwischen 5 und 15% ihres Umsatzes für die Archivierung aus. Gleichzeitig erzeugen sie jedes Jahr mehr als 900.000 Tonnen Papierabfall! Daher das Interesse, Lösungen vom Typ DMS wie Zeendoc hervorzuheben.
Was ist die Digitalisierung von Dokumenten?
In der Welt der Unternehmen nehmen Archive einen wichtigen Platz ein. Wie wir in der Einleitung gesehen haben, sind Verbrauchsmaterialien oft sehr teuer und stellen einen großen Kostenfaktor für die Unternehmen dar. Daher hat sich in den letzten Jahren eine alternative Lösung herauskristallisiert, die zahlreiche Vorteile bietet: die zunehmende Digitalisierung von Inhalten und Papierdokumenten. Konkret bedeutet diese neue Methodik, dass Dokumente in digitalem Format erstellt werden. Das langfristige Ziel für die Mitarbeiter des Unternehmens besteht darin, auf eine umfassende Datenbank mit Dokumenten zuzugreifen, die leicht durchsuchbar sind und sofort genutzt werden können.
Warum Digitalisierung?
Die Digitalisierung von Dokumenten in einem Unternehmen erfüllt mehrere Bedürfnisse, in erster Linie die Steigerung der Produktivität. Den meisten Klein- und Mittelbetrieben fehlt es derzeit noch an Übersichtlichkeit, was die Verfolgung von Rechnungen betrifft. Die Freigabe dieser Dokumente kann im Durchschnitt bis zu 18 Tage dauern, was zur Folge hat, dass die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten geschwächt werden. Neben diesen Schwierigkeiten ist zu beachten, dass die Verfolgung von Zahlungsverzögerungen für die Buchhaltungsabteilungen sehr zeitaufwendig ist - fast 30 % der Zeit werden allein für diese Aufgabe aufgewendet, während 7,5 % der Dokumente in Papierform verloren gehen. Dies hat zur Folge, dass erhebliche indirekte Kosten entstehen.
Ansonsten ist anzumerken, dass die Digitalisierung es auch ermöglicht, das Markenimage des Unternehmens aufzuwerten, und zwar durch eine papierlose Politik, die es ermöglicht, die Kosten für Verbrauchsmaterial (Papier, aber auch Patronen usw.) erheblich zu senken.
Digitalisierung von Dokumenten und Verwaltung digitaler Archive
Die Digitalisierung von Dokumenten in Unternehmen wirft auch die Frage nach ihrer Archivierung auf, letztlich genauso wie die Verwaltung von Papierdokumenten. Der größte Vorteil von DMS (Electronic Document Management) ist jedoch der schnelle Zugriff auf Dokumente, die in einer einzigen Datenbank zusammengefasst sind. Die Eindeutigkeit der Dokumente ist ebenfalls ein Fortschritt - durch die Beseitigung von Duplikaten werden Verwechslungen vermieden. Jeder Mitarbeiter hat einen privilegierten Zugriff auf die Dokumente und kann Änderungen vornehmen, wobei die Änderungen gespeichert werden, um eine Versionsgeschichte zu erhalten. Mit anderen Worten: Die Digitalisierung gibt den Projektmitarbeitern die Möglichkeit, auf automatisch verknüpfte Dokumente zuzugreifen, sodass sie sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können und sich nicht mehr mit wertschöpfenden Aufgaben beschäftigen müssen.
Die Standardisierung digitaler Dokumente schließlich erhöht die Lesbarkeit der Dokumente und ihre Verwertbarkeit. Dadurch wird die Unternehmenskommunikation durch eine Charta oder einen Standard an die gesetzlichen Vorgaben angepasst.
Dokumente Digitalisierung: Warum sollten Sie sich für eine DMS entscheiden?
Damit der digitale Übergang reibungslos verläuft, begleiten zahlreiche SaaS-Dienste und Software-Tools die Unternehmen sowie die Gebietskörperschaften. So ermöglicht die Dokumentenverwaltungslösung Zeendoc die Sammlung und Klassifizierung von Informationen für alle Mitarbeiter des Unternehmens. Die digitalisierten Informationen sind von jedem Computer- oder mobilen Endgerät aus schnell und auf völlig sichere Weise zugänglich - Computer, aber auch Tablet-PCs oder Smartphones.
Die Automatisierung von Aufgaben ist, wie wir oben gesehen haben, ebenfalls eine der großen Stärken von DMS, die es den Mitarbeitern des Unternehmens ermöglicht, Zeit freizusetzen, um sich wichtigeren Aufgaben zu widmen. So ermöglicht Zeendoc die Erstellung von Buchhaltungsbuchungen, die Validierung von Lieferantenrechnungen, den Versand von Kundenrechnungen oder auch die Validierung von Spesenabrechnungen.
Wir lassen Sie in dieser FAQ alles Wissenswerte über die Digitalisierungherausfinden.
Ihre Fragen "Digitalisierung"
- Was ist die Digitalisierung von Rechnungen?
- Was ist eine elektronische Rechnung?
- Was sind die Vorteile der Digitalisierung ?
- Wie kann man die Digitalisierung des Gehaltszettels einführen?
- Was ist die Digitalisierung des Lohnzettels?
- Was sind die Herausforderungen der Digitalisierung ?
- Wie digitalisieren man Dokumente?
- Warum Digitalisierung ?
- Was ist die Digitalisierung von Dokumenten?
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