Was ist eine elektronische Rechnung?

Im Zuge der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung gehen immer mehr Unternehmen zur elektronischen Rechnung über.
Dazu muss man allerdings wissen, was genau eine elektronische Rechnung ist. Denn es handelt sich nicht einfach um eine digitale Version einer Papierrechnung: Die elektronische Rechnung unterliegt einem bestimmten rechtlichen Rahmen mit eigenen Aufbewahrungsregeln.

Der Unterschied zwischen einer Papierrechnung und einer elektronischen Rechnung

Die elektronische Rechnung hat einen eigenen Status. Das Erstellen einer digitalen Version aus einer Papierrechnung reicht nicht aus, um eine elektronische Rechnung zu erstellen.
Die elektronische Rechnung wird direkt mit einer Software erstellt, die digitale Rechnung wird einfach aus einem Scan oder einem Foto einer Papierrechnung abgeleitet. Dies wird große Unterschiede in Bezug auf die Gültigkeit des Dokuments gegenüber Kunden oder Lieferanten schaffen.

Die Regeln, die den Rahmen für die elektronische Rechnung bilden

In Frankreich besitzt die elektronische Rechnung einen gesetzlich geregelten Status, der mehrere Verpflichtungen vorsieht:

Es gibt also drei Möglichkeiten, eine Rechnung zu versenden : per E-Mail im PDF-Format, sofern ein zuverlässiger Prüfpfad vorhanden ist, der die Rechnung mit dem Lieferschein oder einer erbrachten Leistung verknüpft; ein elektronisches Abdrucksystem oder über eine EDI-Plattform (Electronic Data Interchange).
Seit dem 1. Januar 2020 sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen in elektronischem Format auszustellen, wenn sie dem Staat gegenüber ausgestellt werden. Es ist vorgesehen, dass diese Pflicht schrittweise auf den Austausch zwischen Unternehmen ausgeweitet wird.

Bis heute ist es daher im privaten Sektor immer noch notwendig, die Zustimmung des Kunden einzuholen, um eine Rechnung im elektronischen Format auszustellen.

Die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen

Unabhängig davon, ob es sich um eine elektronische oder digitale (d. h. aus einem Papierformat stammende) Rechnung handelt, können Sie diese auf einem elektronischen Datenträger aufbewahren.
Die Archivierung muss jedoch die Integrität und Lesbarkeit der Rechnung im Laufe der Zeit gewährleisten. Im Falle eines Versäumnisses wird das Unternehmen als haftbar angesehen.
Die Aufbewahrungsdauer einer elektronischen Rechnung die durch eine elektronische Signatur gesichert ist beträgt 6 Jahre für den steuerlichen Bereich und 10 Jahre für den buchhalterischen Bereich.