Was sind die Vorteile der Digitalisierung ?

Der aktuelle Trend geht dahin, Papierdokumente zu Digitalisierung . Kleine und große Unternehmen, alle sind von diesem Prozess betroffen.
Aus gutem Grund, denn elektronische Dokumente bieten zahlreiche Vorteile. Seine Einführung spart Platz, führt zu erheblichen Kosteneinsparungen undsteigert die Gesamtproduktivität des Unternehmens.

Digitalisierung spart Platz

Einer der größten Vorteile von Dokumenten in digitaler Form ist, dass sie keinen Platz beanspruchen. Die Archivierung von Papierdokumenten nimmt nämlich enorm viel Platz in Anspruch. Unternehmen produzieren Tausende von Dokumenten pro Monat: Ihre Aufbewahrung füllt manchmal ganze Räume mit nie konsultierten Archiven (sog. tote Archive), die mit noch aktuellen Papierdokumenten (sog. lebende Archive) vermischt sind!
Bei der Digitalisierung passen alle Dokumente in einen Online- oder physischen Speicherplatz. Dennin Frankreich erkennt die Steuerbehörde einem elektronischen Dokument - ob Kopie oder Original - denselben Rechtswert zu wie einem physischen Dokument, sofern die Kriterien für die Digitalisierung und Speicherung erfüllt sind.

Digitalisierung von Dokumenten spart Geld

Diese Platzersparnis kann manchmal die Grundstückskosten eines Unternehmens erheblich senken. Es werden keine Räume mehr benötigt, die ausschließlich der Aufbewahrung von Dokumenten dienen. Die Immobilienkosten für kleine und mittelgroße Unternehmen stellen oft einen erheblichen Teil der Gesamtkosten dar. In Zeiten von Telearbeit ist die Digitalisierung Die Digitalisierung könnte sogar dazu führen, dass Unternehmen keine Büros mehr benötigen.

Manche nehmen externe Archivdienstleistungen in Anspruch, aber auch das ist mit Kosten und oft mit mangelnder Flexibilität verbunden. Stellen Sie sich vor, dass alle Daten und Dokumente des Unternehmens in einer einzigen Datenbank verfügbar sind, auf die Sie jederzeit über einen Internetbrowser zugreifen können!

Darüber hinaus stellen auch Papierdokumente Kosten dar. Papier, Tinte, Drucker, Scanner, Hefter, Porto: Wenn ein Unternehmen täglich Hunderte oder Tausende von Dokumenten produziert, kann die Rechnung schnell in die Höhe schnellen. Mit der Digitalisierung werden diese Kosten einfach abgeschafft.

die digitalisieren von Prozessen ermöglicht eine höhere Produktivität

Schließlich kann ein elektronisches Dokumentenmanagementsystemdie Produktivität der Mitarbeiter erheblich steigern. Die Archivierung elektronischer Dokumente ermöglicht es, die benötigten Informationen mit wenigen Klicks zu finden. Die Ablage, Verfolgung, Verteilung usw. digitaler Dokumente erfolgt meist automatisch, während Papierdokumente eine zeitaufwändige Verwaltung erfordern.

Beispielsweise können Dokumente, unabhängig davon, ob sie sich auf die Vergangenheit oder die Tätigkeit des Unternehmens beziehen, geordnet, abgeglichen (Abgleich BL und Rechnung), verglichen (Ausgaben mit diesem oder jenem Lieferanten), verknüpft (wie ein HR-Ordner mit allen Dokumenten, die mit dem Mitarbeiter seit seinem Eintritt in das Unternehmen verbunden sind ...) werden.

Durch die Verflüssigung der Unternehmensprozesse sind die Mitarbeiter in der Lage, sich auf Aufgaben mit hohem Mehrwert zu konzentrieren. Das Ergebnis : Die Produktivität steigt signifikant und auch das Engagement der Mitarbeiter. Letztere fordern häufig die Digitalisierung von Prozessen, um sich wiederholende und wenig wertschöpfende Aufgaben loszuwerden.