La dématérialisation des documents et des processus des entreprises est un phénomène global et touchant tous les domaines.
Et pour cause, les enjeux de la dématérialisation sont nombreux : numérisation des documents et destruction du papier, dématérialisation des échanges et des processus métier associés, accessibilité des documents et sécurité, hébergement sur un serveur société ou dans le cloud, … c'est l'organisation globale des entreprises qui est repensée avec la transformation numérique.
L'un des principaux enjeux de la dématérialisation, c'est le passage des documents papier aux documents électroniques.
Parce qu'ils permettent de centraliser l'information et d'en faciliter l'accès, de réduire l'empreinte écologique et de faire des économies. Les documents numériques présentent effectivement de nombreux avantages.
En revanche, la transformation des documents papier en données numériques peut représenter un effort titanesque pour les entreprises qui en produisent des milliers par mois. L'établissement d'un système de gestion de l'information permettant l'archivage et l'automatisation de la gestion des documents numériques est tout aussi complexe.
Des solutions comme Scan Center et ZEENDOC permettent néanmoins aux entreprises d'envisager cette transition numérique sereinement.
La dématérialisation de l’échange d’information
La dématérialisation des échanges entre les salariés est déjà une réalité. Les collaborateurs échangent par mail depuis longtemps, mais ces dernières années de nouveaux services sont apparus et ont donné une autre dimension aux échanges d'information par voie électronique.
Les plateformes de communication électroniques permettent d'échanger en direct, dans des salons dédiés à certaines tâches. Les documents volumineux sont placés sur des serveurs distants (dans le cloud) et permettent d'avoir accès aux données sans téléchargement. Les documents peuvent être consultés, annotés voire validés et envoyés simultanément par différents collaborateurs. De nouvelles solutions électroniques comme la GED ou d’autres outils de gestion documentaire apparaissent chaque année, et renforcent la communication interne mais aussi externe à l'entreprise.
La dématérialisation des processus métier
La dématérialisation des process motive la plupart des entreprises à adopter une GED. Les post-it, les tableaux et les classeurs sont remplacés par une GED effectuant automatiquement des rappels et organisant les tâches et les documents de manière optimale. À tout moment, les collaborateurs peuvent ainsi savoir où en est le traitement de leurs notes de frais, le paiement des factures, ou l'avancement d'un dossier. La transition digitale fluidifie l'ensemble des tâches d'une entreprise.
La digitalisation permet de produire et lier automatiquement tous les documents d'un projet, libérant les collaborateurs de ces tâches à faible valeur ajoutée et leur permettant de se focaliser sur leur métier. En augmentant l'efficacité de l'entreprise, la productivité et le confort de travail des employés s'en trouve significativement amélioré.