Encouragée par l'Etat, la dématérialisation du bulletin de salaire s'inscrit dans le virage numérique emprunté par la plupart des sociétés.
En pratique, mettre en place la dématérialisation du bulletin de paie peut représenter un défi pour une entreprise. Respect de la loi, création et émission d'un document dématérialisé, archivage et sécurité : les enjeux sont nombreux pour passer au bulletin de paie électronique.
Les bulletins de paie dématérialisés sont strictement encadrés par le droit. Avant de mettre en service un système de documents numériques, les entreprises sont tenues de vérifier que la loi est respectée.
D'une part, l'employeur doit faire figurer sur le bulletin de paie numérique les mêmes informations que sur les documents papier. Salaire, nombres d'heures travaillées, cotisations et identifications : le bulletin électronique doit être similaire à sa version papier.
Ensuite, la mise en place du bulletin de paie dématérialisé ne nécessite pas l'accord des salariés. Cependant, l'employeur a l'obligation d'avertir les salariés un mois avant la mise en place du bulletin de paie numérique ou directement lors de leur embauche.
Enfin, les salariés ont la possibilité d'exiger un retour au format papier. En cas d'opposition, l'entreprise a l'obligation de fournir au salarié un bulletin de paie version papier.
La création et l’émission du bulletin de paie dématérialisés
L'émission des bulletins de paie au format numérique doit se faire dans un cadre sécurisé afin de garantir l'intégrité des données. Les bulletins de salaire remis aux salariés par voie électronique seront préalablement signés électroniquement afin d’en garantir l’intégrité : le salarié dispose d’un exemplaire électronique lui permettant notamment de faire valoir ses droits à long terme
D'une manière générale, l'entreprise est tenue de vérifier la sécurité et la confidentialité de l'ensemble des processus mis en place dans la production et la diffusion des bulletins numériques. En cas de manquement, elle sera tenue responsable.
L’archivage et la consultation des bulletins de paie
Les bulletins de paie émis doivent être stockés dans un espace personnel sécurisé. Pas d'envoi par mail, donc ! La conservation doit être conforme à la norme NF Z42-020 qui stipule les règles à respecter pour qu'un "coffre-fort numérique" garantisse la sécurité des données.
D'autre part, les bulletins de paie dématérialisés doivent être disponibles pour une durée de 50 ans, ou jusqu'aux 75 ans du salarié. Même en cas de fermeture de l'entreprise, le salarié aura toujours accès à son espace personnel, car celui-ci est indépendant de l’entreprise. Afin de pouvoir récupérer leurs documents et en assurer la conservation.