Wie kann man die Digitalisierung des Gehaltszettels einführen?

Vom Staat gefördert, ist die Digitalisierung des Lohnzettels ist Teil des digitalen Wandels, den die meisten Unternehmen bereits vollzogen haben.
In der Praxis kann die Einführung der Digitalisierung des Gehaltsnachweises für ein Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Die Einhaltung der Gesetze, die Erstellung und Ausgabe eines papierlosen Dokuments, die Archivierung und die Sicherheit: Es gibt viele Herausforderungen bei der Umstellung auf den elektronischen Entgeltnachweis.

Die Rechtmäßigkeit der vom Unternehmen ausgestellten Gehaltsnachweise muss zunächst überprüft werden

Digitale Entgeltnachweise sind rechtlich streng geregelt. Bevor sie ein System mit digitalen Dokumenten in Betrieb nehmen, müssen die Unternehmen prüfen, ob die Gesetze eingehalten werden.
Zum einen muss der Arbeitgeber auf dem digitalen Entgeltnachweis die gleichen Informationen wie auf den Papierdokumenten angeben. Gehalt, Anzahl der gearbeiteten Stunden, Beiträge und Kennzeichnungen: Der elektronische Entgeltnachweis muss seiner Papierversion ähnlich sein.
Zweitens erfordert die Einführung des papierlosen Entgeltnachweises nicht die Zustimmung der Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber ist jedoch verpflichtet, die Arbeitnehmer einen Monat vor der Einführung des digitalen Entgeltnachweises oder direkt bei der Einstellung zu benachrichtigen.
Schließlich haben die Arbeitnehmer die Möglichkeit, eine Rückkehr zum Papierformat zu verlangen. Bei Widerspruch ist das Unternehmen verpflichtet, dem Arbeitnehmer einen Gehaltsnachweis in Papierform zukommen zu lassen.

Die Erstellung und Ausgabe des papierlosen Entgeltnachweises

Die Ausgabe der Gehaltsabrechnungen im digitalen Format muss in einem sicheren Rahmen erfolgen, um die Integrität der Daten zu gewährleisten. Lohnzettel, die den Arbeitnehmern elektronisch ausgehändigt werden, werden vorher elektronisch signiert, um ihre Integrität zu gewährleisten: Der Arbeitnehmer verfügt über ein elektronisches Exemplar, das ihm insbesondere die Geltendmachung seiner langfristigen Ansprüche ermöglicht
Generell ist das Unternehmen verpflichtet, die Sicherheit und Vertraulichkeit aller Prozesse zu überprüfen, die bei der Erstellung und Verteilung der digitalen Lohnzettel eingerichtet wurden. Im Falle einer Nichteinhaltung wird es haftbar gemacht.

Die Archivierung und Abfrage von Gehaltsabrechnungen

Ausgestellte Gehaltsnachweise müssen in einem sicheren persönlichen Bereich gespeichert werden. Also kein Versand per E-Mail! Die Aufbewahrung muss der Norm NF Z42-020 entsprechen, die festlegt, welche Regeln einzuhalten sind, damit ein "digitaler Tresor" die Sicherheit der Daten gewährleistet.
Andererseits müssen die papierlosen Gehaltsabrechnungen für einen Zeitraum von 50 Jahren oder bis zum 75. Lebensjahr des Arbeitnehmers verfügbar sein. Selbst wenn das Unternehmen geschlossen wird, hat der Arbeitnehmer weiterhin Zugang zu seinem persönlichen Bereich, da dieser unabhängig vom Unternehmen ist. Damit sie ihre Dokumente abrufen und aufbewahren können.