Quelle est l'utilité de la GED ?
La GED (Gestion Électronique des Documents) permet la numérisation, l'indexation, la recherche, la diffusion et l'archivage d'un document. Elle vise la dématérialisation des processus métier d'une entreprise grâce à des outils simples d'utilisation. La GED sert aussi à réduire l'utilisation du papier voire atteindre l’objectif zéro papier.
À quoi sert la GED pour les entreprises ?
Numériser des documents papier est parfois indispensable pour les entreprises (travail en ligne, échange d'informations). Mais les documents électroniques nécessitent une gestion à part entière : organisation des fichiers, protection du contenu, etc. Mettre en place un projet GED permet aux entreprises d'optimiser la gestion des fichiers (numérisation, classement, archivage…) tout en garantissant leur validité juridique.
Les solutions GED permettent de faciliter la recherche documentaire, le stockage, l'échange, grâce à un logiciel GED à l'interface intuitive. Les données et les contenus de l'entreprise sont accessibles 24 h/24 dans le cloud sur PC, tablette ou smartphone. L'interface peut être également reliée avec les différents logiciels métiers de l'entreprise. Par exemple, le contenu des factures fournisseurs est communiqué au logiciel de gestion comptable dès leur stockage sur l'application. Il sert alors aussi de base unique documentaire administrative.
Quels sont les bénéfices de la GED ?
La mise en place d'une solution GED présente de nombreux atouts par rapport à une gestion classique des documents. Elle permet de réaliser des économies importantes sur l'impression, la diffusion et l'archivage des documents papier. De plus, l'automatisation de certains processus métier et la recherche documentaire facilitée représentent un gros gain de temps. Les collaborateurs de l'entreprise peuvent se concentrer sur du travail à réelle valeur ajoutée.
De plus, la GED se charge de donner la même valeur juridique au fichier numérique qu'à son document papier original. Il devient alors très simple de trouver une information demandée par l'URSSAF ou par les impôts. Enfin, la dématérialisation et l'utilisation d'un outil de GED présentent une dimension environnementale assez évidente, grâce à la réduction du papier.