Die elektronische Signatur

Vor einigen Jahren noch ein Geheimtipp, ist die elektronische Signatur von Dokumenten heute überall bei Ihren Behördengängen zu finden. Auch als digitale Sign atur oder digitale Unterschrift bezeichnet, hat diese Art der virtuellen Unterschrift denselben rechtlichen Wert wie eine handschriftliche Unterschrift, sofern ein bestimmter Rahmen eingehalten wird. Aber wie unterschreibt man ein Dokument elektronisch? Wie kann ich sicher sein, dass ich über eine vertrauenswürdige Website gehe, die sich an die gesetzlichen Bestimmungen für digitale Online-Signaturen hält? Erfahren Sie alles, was Sie über die elektronische Signatur wissen müssen, von ihrer Geschichte über ihre Standards bis hin zu ihrer Sicherheit.

Elektronische Online-Signatur: Wie funktioniert das?

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei der elektronischen Signatur um eine vollständig papierlose Bestätigung des Lesens oder Akzeptierens von Dokumenten. Wo Sie sich daran gewöhnt haben, ein Dokument als Verpflichtung zu unterschreiben, funktioniert die Online-Signatur nach demselben Prinzip. Diese Art der papierlosen Unterschrift hat nicht mehr oder weniger Wert als eine handschriftliche Unterschrift. Sie spart jedoch wertvolle Zeit bei der Verwaltung von Privatpersonen und Unternehmen.

Um Missbrauch zu vermeiden, ist es zwingend erforderlich, dass Sie Ihre Identität nachweisen, wenn Sie ein elektronisches Dokument unterzeichnen möchten. Dieser Identitätsnachweis kann verschiedene Formen annehmen: ein temporärer Code, den Sie per E-Mail oder SMS erhalten, eine Überprüfung von Informationen, die Ihnen vorliegen(z. B. eine Steuernummer) oder auch eine physische Rücksendung eines online unterzeichneten Vertrags.

Elektronische Online-Signatur: Welcher rechtliche Rahmen?

Auch wenn man sie für jünger hält, ist die elektronische Signatur seit 2014 rechtsgültig. Anerkannt durch die "eIADS" -Verordnung Nr. 910/2014 vom 23. Juli 2014 und bestätigt durch die Artikel 1366 und 1367 des Bürgerlichen Gesetzbuchs, ist die digitale Signatur genauso gültig wie eine traditionelle Unterschrift auf einem Papierträger.

DieNationale Agentur für die Sicherheit von Informationssystemen(ANSSI) möchte jedoch das Risiko des Missbrauchs von elektronischen Signaturen vermeiden und betont, dass die Registrierung einer digitalen Signatur durch einen Vertrauensdiensteanbieter(PSCO) unerlässlich ist.

So muss die Organisation, die Ihre elektronische Sign atur anfordert, zwingend bei der ANSSI als PSCO gelistet sein, um Ihrer Signatur einen rechtlichen Rahmen zu bieten, sowohl um ihre Anbringung zu bestätigen als auch um sie im Streitfall zu widerlegen. Ihre PSCO muss also in der Lage sein, Ihnen ihre ANSSI-Zertifizierung nachzuweisen, die unter anderem die Konformität desTools für die elektronische Signatur mit der Verordnung und den oben genannten Gesetzesartikeln belegt.

Selbstverständlich ist Ihr Zeendoc-Partner vom ANSSI als PSCO anerkannt, was Ihnen eine 100 % legale und 100 % zuverlässige elektronische Signatur garantiert.

Elektronische Online-Signatur: Welche Dokumente sind betroffen?

Da die digitale Dokumentensignatur denselben rechtlichen Rahmen wie eine herkömmliche Unterschrift hat, kann sie auf jedem Dokument angebracht werden. Betroffen sind zum Beispiel :

• Jede Art von Vertrag(Arbeitsvertrag, Mietvertrag, Pachtvertrag...)
• Jede Art von Unternehmensdokument(Kostenvoranschlag, Rechnung, Lieferschein, Gut zum Druck...)
• Jede Art von HR-Dokument(Stellenbeschreibung, Zusatz zum Arbeitsvertrag, Praktikumsvereinbarung...)
• Alle Arten von Dokumenten für Privatpersonen(Versicherungsvertrag, Kündigungsschreiben, Verkaufsauftrag, Ortsbefund...)...

Hinweis: Es ist zwingend erforderlich, dass das Dokument, das Sie digital unterschreiben wollen, im .PDF-Format vorliegt. Dieses Dateiformat ist das einzige, das in Europa für die Aufnahme einer elektronischen Signatur zugelassen ist. Diese papierlose Unterschrift wird direkt in das Dokument integriert(und nicht in einer separaten Datei).

Wenn das Dokument, das Ihre digitale Signatur erfordert, nicht im .PDF-Format vorliegt, sollten Sie wissen, dass es möglich ist, eine PDF-Datei mit Office-Tools zu erstellen. Erst wenn das Originaldokument(z. B. in .doc oder handschriftlich) in eine PDF-Datei umgewandelt wurde, kann es mit einem Bereich für die digitale Signatur ergänzt werden. In jedem Fall wird dringend empfohlen, die Intervention eines vertrauenswürdigen Dritten zu beantragen, der befugt ist, elektronische Signaturen von Dokumenten wie Zeendoc zu empfangen.