Startseite " Elektronische Signatur

Elektronische Signatur von Dokumenten

Unterschreiben Sie Ihre Dokumente elektronisch

Vergessen Sie Papier und manuelle Aufgaben

Mit Zeendoc können Sie Ihre Dokumente per E-Mail versenden und von Ihren Kunden elektronisch unterschreiben lassen - von einem Computer, Smartphone oder Tablet aus, ohne dass eine vorherige Installation erforderlich ist.

Die elektronische Signatur, die über einen vertrauenswürdigen Dritten in die Lösung DMS Zeendoc integriert ist, besitzt denselben rechtlichen Wert wie eine handschriftliche Unterschrift.

Elektronische Signatur: Wie funktioniert sie?

Senden, Unterschreiben, Nachverfolgen und Verwalten

 

Die Sendung

Von Zeendoc aus wählen Sie das Dokument aus, füllen die Unterzeichner aus und wählen die Art des Versands, entweder gleichzeitig an alle Empfänger oder sequentiell. Sie legen die Gültigkeitsdauer des Dokuments fest und versenden es.

Die Signatur

Jeder Unterzeichner erhält den Vertrag per E-Mail mit einem sicheren Link. Er hat dann Zugriff auf das Dokument und kann den Prozess der elektronischen Unterschrift mit einem einfachen Klick von jedem Gerät mit Internetanschluss aus starten. Nachdem er das gesamte Dokument angesehen und bestätigt hat, wird ein Authentifizierungscode per SMS an sein Handy gesendet, um seine Identität zu garantieren und das Dokument elektronisch zu unterzeichnen.

Überwachung und Verwaltung

Eine Online-Überwachung des Unterzeichnungsstatus (anstehend, unterzeichnet oder abgelehnt) pro Empfänger ermöglicht es Ihnen, in Echtzeit über den Fortschritt der Akte informiert zu werden. Sobald der Vertrag von allen Empfängern unterzeichnet wurde, wird er automatisch in Zeendoc archiviert.

Die Rechtsgültigkeit von Unterschriften

In Frankreich haben elektronische und handschriftliche Signaturen denselben rechtlichen Wert. Sie garantieren die Integrität eines Dokuments
und ermöglichen es auch, den Autor zu identifizieren.

  • Prozess von Zeendoc aus starten ;
  • Eine von Adobe® anerkannte Signatur;
  • Ein elektronisches Zertifikat zur einmaligen Verwendung pro Unterzeichner und Signatur ;
  • OTP: One Time Password (Einmaliges Kennwort) ;
  • PSCE-Qualifikation (Qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter) und in der europäischen "Trust List" gelistet;
  • Einschließlich Zeitstempel und automatische Archivierung des unterzeichneten Dokuments in Zeendoc ; 
  • Miniaturansicht des Signaturzertifikats auf dem Bildschirm und beim Drucken.

Die elektronische Unterschrift ZEENDOC

Die richtige Signaturebene wählen

eIDAS ist die Verordnung über die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen.

Diese 2016 eingeführte Verordnung klassifiziert das Sicherheitsniveau von elektronischen Signaturen in drei Kategorien: einfach, fortgeschritten und qualifiziert.

Für welche Art von nicht regulierten Dokumenten?

  • Anbietervertrag;
  • Mietvertrag;
  • Arbeitsvertrag;
  • Kostenvoranschlag;
  • Verträge zur Mitgliedschaft ;

    • Versicherungsverträge zur Gesundheitsergänzung
    • AGB/CGV...
  • Unterschriftenblatt
  • Bestandsaufnahmebei Ein- und Auszug aus einer Wohnung;
  • ...

Wie können durch die elektronische Signatur Kosten gesenkt werden?

Die Einführung der elektronischen Signatur stellt eine bedeutende Chance für Unternehmen dar, die ihre Kosten optimieren und gleichzeitig ihre betriebliche Effizienz steigern wollen. Mithilfe dieser Technologie lassen sich auf mehreren Ebenen erhebliche Einsparungen erzielen :

  • Eliminierung von Papierkosten: Durch die elektronische Signatur entfällt die Notwendigkeit, Dokumente auszudrucken, wodurch die Ausgaben für Papier, Tinte und Druckmaterial gesenkt werden.

 

  • Senkung der Portokosten: Dokumente müssen nicht mehr per Post versendet werden, wodurch die Portokosten entfallen und die Übertragungszeiten beschleunigt werden.

 

  • Geringere Lagerkosten: Durch die Digitalisierung von Dokumenten müssen diese nicht mehr physisch archiviert werden, was zu Einsparungen bei Lagerraum und Archivverwaltung führt.

 

  • Zeitersparnis und Produktivität: Signaturprozesse werden beschleunigt, sodass Verträge innerhalb von Minuten abgeschlossen oder Dokumente genehmigt werden können, wodurch Verzögerungen und die damit verbundenen Kosten verringert werden.

 

  • Geringeres Fehler- und Betrugsrisiko: Die elektronische Signatur erhöht die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit von Transaktionen und verringert das Risiko von Fehlern, Betrug und Dokumentenverlust, was zu zusätzlichen Kosteneinsparungen führt.

Elektronische Signatur: Welche ANDEREN Vorteile gibt es?

Zertifizierung, Digitalisierung,
Einsparungen, Vereinfachung, ...

  • Verkürzung der Bearbeitungszeit: PDF-Dokumente werden innerhalb weniger Minuten empfangen und signiert.
  • Einsparung von Reisekosten.
  • Digitalisierung : Verträge müssen nicht mehr ausgedruckt, manuell unterschrieben und per Post zurückgeschickt werden.
  • Einsparung von Druck-/Frankierkosten.
  • Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung: Manuelle Aufgaben entfallen.
  • Sicherheit des Austauschs: verschlüsselter und gesicherter Zugang, Authentifizierung per SMS.
  • Nachverfolgung: Sichtbarkeit des Vertragsstatus, Ausstellung von Mahnungen.
  • Platzersparnis: Aufbewahrung des Dokuments im digitalen Format.
  • Compliance: Elektronische Signatur unter Einhaltung der französischen und europäischen Rechtsvorschriften.
  • Umweltfreundlich: Es wird kein Papier verbraucht.

Versenden, unterschreiben lassen und archivieren Sie mit unserer Lösung DMS Ihre Dokumente sicher.

FAQ : ELEKTRONISCHE SIGNATUR

Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!

Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.

Fordern Sie eine Demo an

Pin It auf Pinterest