Vous avez façonné Zeendoc. Aujourd’hui, il vous ressemble plus que jamais.

Unterschreiben Sie Ihre Dokumente elektronisch

Vergessen Sie Papier und manuelle Aufgaben

Mit Zeendoc können Sie Ihre Dokumente per E-Mail versenden und von Ihren Kunden elektronisch unterschreiben lassen - von einem Computer, Smartphone oder Tablet aus, ohne dass eine vorherige Installation erforderlich ist.

Die elektronische Signatur, die über einen vertrauenswürdigen Dritten in die Lösung DMS Zeendoc integriert ist, besitzt denselben rechtlichen Wert wie eine handschriftliche Unterschrift.

Elektronische Signatur: Wie funktioniert sie?

Senden, Unterschreiben, Nachverfolgen und Verwalten

Die Sendung

Von Zeendoc aus wählen Sie das Dokument aus, füllen die Unterzeichner aus und wählen die Art des Versands, entweder gleichzeitig an alle Empfänger oder sequentiell. Sie legen die Gültigkeitsdauer des Dokuments fest und versenden es.

Die Signatur

Jeder Unterzeichner erhält den Vertrag per E-Mail mit einem sicheren Link. Er hat dann Zugriff auf das Dokument und kann den Prozess der elektronischen Unterschrift mit einem einfachen Klick von jedem Gerät mit Internetanschluss aus starten. Nachdem er das gesamte Dokument angesehen und bestätigt hat, wird ein Authentifizierungscode per SMS an sein Handy gesendet, um seine Identität zu garantieren und das Dokument elektronisch zu unterzeichnen.

Überwachung und Verwaltung

Eine Online-Überwachung des Unterzeichnungsstatus (anstehend, unterzeichnet oder abgelehnt) pro Empfänger ermöglicht es Ihnen, in Echtzeit über den Fortschritt der Akte informiert zu werden. Sobald der Vertrag von allen Empfängern unterzeichnet wurde, wird er automatisch in Zeendoc archiviert.

Comment fonctionne la signature électronique avec Zeendoc ?

En France, les signatures électroniques et manuscrites ont la même valeur juridique. Elles garantissent l'intégrité d'un document
et permettent aussi d'en identifier l'auteur.

La signature électronique avec Zeendoc est simple, sécurisée et légalement reconnue en Europe. Voici les 6 grandes étapes clés :

1. Départ depuis Zeendoc
Vous lancez la procédure directement dans Zeendoc, depuis votre document (devis, contrat, mandat...).

➡️ Pas besoin de sortir de la plateforme : tout se fait en quelques clics.

2. Sélection des signataires
Vous indiquez les personnes concernées par la signature.

➡️ Un certificat électronique à usage unique est généré pour chaque signataire, garantissant l’authenticité de leur engagement.

3. Envoi sécurisé et authentification
Les signataires reçoivent un lien sécurisé par email ou SMS, avec un mot de passe à usage unique (OTP) pour valider leur identité.

➡️ Ce système est conforme aux exigences de sécurité européennes.

4. Signature reconnue et certifiée
Le signataire appose sa signature électronique depuis son ordinateur ou son smartphone.

✔️ Signature reconnue par Adobe®
✔️ Appuyée par un certificat visible à l’écran et sur le PDF imprimé

5. Horodatage et archivage automatique
Chaque signature est horodatée automatiquement et le document est archivé dans Zeendoc avec sa preuve de signature.

➡️ Aucune manipulation supplémentaire n’est nécessaire, tout est tracé.

6. Conformité légale européenne
La solution de signature électronique de Zeendoc repose sur un Prestataire de Services de Confiance Qualifié (PSCE).

✔️ Inscrit dans la Trust List officielle de l’Union européenne
✔️ Signature juridiquement valable dans toute l’Europe

Die elektronische Unterschrift ZEENDOC

Die richtige Signaturebene wählen

eIDAS ist die Verordnung über die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen.

Diese 2016 eingeführte Verordnung klassifiziert das Sicherheitsniveau von elektronischen Signaturen in drei Kategorien: einfach, fortgeschritten und qualifiziert.

Für welche Art von nicht regulierten Dokumenten?

  • Anbietervertrag;
  • Mietvertrag;
  • Arbeitsvertrag;
  • Kostenvoranschlag;
  • Verträge zur Mitgliedschaft ;
    • Versicherungsverträge zur Gesundheitsergänzung
    • AGB/CGV...
  • Unterschriftenblatt
  • Bestandsaufnahmebei Ein- und Auszug aus einer Wohnung;
  • ...

Comment la signature électronique permet de

réduire les coûts ?

Die Einführung der elektronischen Signatur stellt eine bedeutende Chance für Unternehmen dar, die ihre Kosten optimieren und gleichzeitig ihre betriebliche Effizienz steigern wollen. Mithilfe dieser Technologie lassen sich auf mehreren Ebenen erhebliche Einsparungen erzielen :

  • Eliminierung von Papierkosten: Durch die elektronische Signatur entfällt die Notwendigkeit, Dokumente auszudrucken, wodurch die Ausgaben für Papier, Tinte und Druckmaterial gesenkt werden.

 

  • Senkung der Portokosten: Dokumente müssen nicht mehr per Post versendet werden, wodurch die Portokosten entfallen und die Übertragungszeiten beschleunigt werden.

 

  • Geringere Lagerkosten: Durch die Digitalisierung von Dokumenten müssen diese nicht mehr physisch archiviert werden, was zu Einsparungen bei Lagerraum und Archivverwaltung führt.

 

  • Zeitersparnis und Produktivität: Signaturprozesse werden beschleunigt, sodass Verträge innerhalb von Minuten abgeschlossen oder Dokumente genehmigt werden können, wodurch Verzögerungen und die damit verbundenen Kosten verringert werden.

 

  • Geringeres Fehler- und Betrugsrisiko: Die elektronische Signatur erhöht die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit von Transaktionen und verringert das Risiko von Fehlern, Betrug und Dokumentenverlust, was zu zusätzlichen Kosteneinsparungen führt.

Elektronische Signatur: Welche ANDEREN Vorteile gibt es?

Zertifizierung, Digitalisierung,
Einsparungen, Vereinfachung, ...

  • Verkürzung der Bearbeitungszeit: PDF-Dokumente werden innerhalb weniger Minuten empfangen und signiert.
  • Einsparung von Reisekosten.
  • Digitalisierung : Verträge müssen nicht mehr ausgedruckt, manuell unterschrieben und per Post zurückgeschickt werden.
  • Einsparung von Druck-/Frankierkosten.
  • Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung: Manuelle Aufgaben entfallen.
  • Sicherheit des Austauschs: verschlüsselter und gesicherter Zugang, Authentifizierung per SMS.
  • Nachverfolgung: Sichtbarkeit des Vertragsstatus, Ausstellung von Mahnungen.
  • Platzersparnis: Aufbewahrung des Dokuments im digitalen Format.
  • Compliance: Elektronische Signatur unter Einhaltung der französischen und europäischen Rechtsvorschriften.
  • Umweltfreundlich: Es wird kein Papier verbraucht.

FAQ : ELEKTRONISCHE SIGNATUR

Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!

Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.

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