Welchen Nutzen hat die Verwendung einer DMS für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung?

Résumé : La facture électronique devient progressivement obligatoire en France pour les entreprises. La réforme fiscale vise à dématérialiser les factures entre les entreprises et les entités publiques pour plus de transparence et d'efficacité. Cette obligation se déploie en deux étapes : d'abord pour les transactions avec le secteur public depuis début 2020, puis entre les entreprises (B2B) progressivement. Les entreprises doivent suivre un calendrier précis en fonction de leur situation.

La Gestion Électronique de Documents (GED) couvre la dématérialisation des documents, qu'ils soient d'origine électronique ou auparavant au format papier, ainsi que leur archivage et leur conservation tout au long de leur cycle de vie. Elle offre également la possibilité de gérer l'intégralité de la documentation d'une entreprise, quel que soit le département. Enfin, elle facilite l'envoi, le suivi et la sécurisation des échanges, à la fois en interne et en externe. Aussi, utiliser une GED pour la facturation électronique présente par définition un réel intérêt.

Obligatorische elektronische Rechnungsstellung: Die Schritte, die in allen Unternehmen zu beachten sind

Elektronische Rechnungen werden nach und nach für Unternehmen, die in Frankreich ansässig und mehrwertsteuerpflichtig sind, verpflichtend werden. Die laufende Reform erfordert die Einhaltung bestimmter Formate und eine gesetzeskonforme Organisation.

Pflicht zur elektronischen Rechnung in Unternehmen: Formate und Datenverwaltungsprozesse

Bei der Einrichtung der elektronischen Rechnungsstellung muss eines der drei von der Steuerverwaltung vorgesehenen Formate(X-Factor, CII oder UBL) eingehalten werden. Beachten Sie, dass eine Rechnung als elektronisch bezeichnet wird, wenn der gesamte Prozess elektronisch ist: Sendung, Übertragung, Empfang und Archivierung.

Pour les entreprises qui réalisent déjà des échanges de données informatisés dans d'autres formats, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sont toutefois autorisées à les convertir dans un des trois formats légaux. De même, les opérateurs de dématérialisation (OD) comme Zeendoc, peuvent offrir un tel service de conversion de formats en natif dans la solution pour le format Factur-x ou à travers un partenariat privilégié avec une PDP.

Akteure, die berechtigt sind, elektronische Informationen von Unternehmen (Rechnungen und E-Reporting) zu verwalten

La réforme impose d'utiliser des plateformes bien définies pour le traitement de la dématérialisation et la transmission des données tant aux clients qu'à l'administration fiscale. Ainsi, le schéma en Y de la DGFIP laisse les entreprises choisir entre les solutions suivantes :

• Öffentliches Rechnungsportal (PPF) ;
• Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ;
• Opérateur de dématérialisation (OD).

Verwenden Sie eine DMS für die elektronische Rechnungsstellung: Die Vorteile dieser Programme

La gestion électronique des documents consiste à piloter le processus de dématérialisation de la documentation dans l'entreprise.

Merkmale einer elektronischen Dokumentenverwaltung in Unternehmen (DMS)

La GED est par nature un système qui répond aux exigences de la facture électronique obligatoire. Ce type de logiciel remplace le papier quand les documents arrivent dans l'entreprise dans ce format. La GED prend en charge la dématérialisation. Ensuite, elle réalise par océrisation le traitement automatique pour la comptabilité, ce qui réduit le risque d'erreurs de saisies et évite une perte de temps chronophage considérable.

Die DMS unterstützt die elektronische Archivierung von Rechnungen in einer einzigen, sicheren Datenbank, unabhängig von ihrem Format. Sie bietet eine Gruppierung der Informationen, die den zuverlässigen Prüfpfad (PAF) ermöglicht, eine steuerliche Verpflichtung. Sie erleichtert die Informationssuche und die Zusammenarbeit in Teams.

DMS erfüllt die steuerlichen Anforderungen der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung

L'ensemble des processus d'une GED respecte les exigences de la réglementation. L'archivage s'effectue de façon sécurisée. Enfin, une GED comme Zeendoc, opérateur de dématérialisation, peut proposer un service amélioré :

• Direkte Integration von elektronischen Rechnungen in PPF durch seinen Konnektor ;
• Partnerschaft mit einer PDP für einen umfassenderen Service (Rechnungsprüfung und ggf. Formatkonvertierung).