Résumé : Pour préparer votre entreprise à la facturation électronique obligatoire en France, commencez par vous informer et vous former, et si possible, nommez un expert interne. Ensuite, cartographiez vos flux de factures pour identifier les solutions adaptées à votre activité. Évaluez vos outils logiciels actuels pour la conformité à la facturation électronique. Enfin, préparez la transition, que votre entreprise travaille principalement avec des documents papier ou des factures numériques non conformes, en adoptant un outil de gestion électronique des documents pour dématérialiser les factures fournisseurs et améliorer vos processus. C'est essentiel pour une transition en douceur vers la facturation électronique obligatoire.
La réforme de la facturation électronique obligatoire arrive chez tous les professionnels établis en France et assujettis à la TVA à partir de 2026 Quelle que soit la taille de la société et donc l'échéance à respecter, sa mise en place exige de l'anticipation. Nous détaillons pour vous les 4 étapes réalisables sans attendre pour préparer votre entreprise au passage à la facturation électronique.
Préparer votre entreprise au passage à la facturation électronique :
Etape 1 : information et formation
Un tel processus modifie en profondeur les échanges et le traitement des données dans l'entreprise. C'est entre autres le cas avec les partenaires, clients et fournisseurs.
Pour bien préparer votre PME à la réforme, la première étape consiste à vous informer et à acquérir les compétences nécessaires. Si possible, désignez un expert en facturation électronique, comme un comptable ou un directeur administratif et financier. Cette personne sera chargée de suivre l'évolution des technologies adaptées à vos besoins et de comprendre les exigences de la dématérialisation, y compris les dates limites et les obligations. Elle pourra recueillir des informations auprès des prestataires de services de votre entreprise pour une transition en douceur.
Etape 2 : Cartographier les flux de l'entreprise
La réforme de la facturation dématérialisée en France conduit les entreprises à réaliser des choix techniques. C'est incontournable, tant pour l'émission, la transmission, la réception que pour le stockage des factures électroniques. Face aux diverses solutions autorisées par l'administration fiscale, il convient d'étudier celles qui correspondent le mieux à vos besoins. Cela varie en fonction de l'activité, de la nature et du volume des flux de factures.
Réalisez une cartographie des fluxs que ce soit vos facture clients ou vos factures fournisseurs, afin de dégager les cas d'usage spécifiques à votre entreprise. Pour chaque catégorie, identifiez les processus utilisés et les outils, de la commande au paiement de la facture.
Etape 3 : État des lieux des outils et partenaires pour accompagner le processus de dématérialisation
Faites ensuite le point sur les logiciels et outils utilisés dans l'entreprise, tant pour le traitement des factures à émettre qu'à recevoir. Identifiez pour chaque outil si votre prestataire actuel peut mettre en œuvre la facture électronique obligatoire.
Analysez les choix effectués par les éditeurs de logiciels de facturation ou de gestion électronique des documents. Ces entreprises envisagent-elles de proposer des services en tant qu'opérateur de dématérialisation (OD) ? Candidatent-elles pour devenir plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ? Quels services complémentaires offrent-elles au regard du nouveau processus fiscal ?
Etape 4 : Conduite du changement dans l'entreprise : introduire la dématérialisation des flux dès maintenant
La gestion de flux dématérialisés avec ses clients et ses fournisseurs ne s'improvise pas, que ce soit pour les entreprises utilisant encore principalement des documents papier ou celles qui travaillent déjà avec des factures numériques, mais qui ne respectent pas encore la réglementation requise. Une planification préalable est essentielle, notamment dans les départements des achats et de la comptabilité. Pour ceux qui ne sont pas encore équipés, il est recommandé de débuter par l'adoption d'un outil de gestion électronique des documents (GED) pour dématérialiser les factures fournisseurs. Cette transition offre l'opportunité d'améliorer les processus de travail, de la commande au paiement, et constitue une étape clé pour une transition en douceur vers la facturation électronique obligatoire.